टीम में AI नोट्स को कैसे सक्षम करें

संक्षिप्त उत्तर: टीम्स में AI नोट्स सबसे अच्छा तब काम करते हैं जब एडमिन पहले सही कोपायलट और ट्रांसक्रिप्शन पॉलिसी को सक्षम करते हैं, फिर आयोजक समर्थित मीटिंग्स में फैसिलिटेटर चालू करते हैं या रिकैप का उपयोग करते हैं। लाइसेंसिंग, ट्रांसक्रिप्शन या मीटिंग प्रकार सही ढंग से सेट न होने पर नोट्स दिखाई नहीं दे सकते हैं या अधूरे हो सकते हैं।

चाबी छीनना:

व्यवस्थापक नियंत्रण: एआई नोट्स के प्रकट होने की अपेक्षा करने से पहले टीम्स मीटिंग नीतियों की जांच करें।

लाइसेंस जांच: फैसिलिटेटर, रिकैप और कोपायलट सुविधाओं को सही पात्रता से मिलाएं।

प्रतिलेखन की आवश्यकता: जब बैठक के बाद एआई द्वारा तैयार किए गए नोट्स महत्वपूर्ण हों, तो प्रतिलेखन को सक्षम करें और चलाएं।

मीटिंग सेटअप: बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए स्पष्ट एजेंडा वाली, निर्धारित और समर्थित मीटिंग्स का उपयोग करें।

मानवीय समीक्षा: नोट्स साझा करने से पहले नामों, निर्णयों, समय सीमाओं और संवेदनशील विवरणों की पुष्टि करें।

1. टीम्स में एआई नोट्स का क्या मतलब है 🤖

टीम में एआई नोट्स को सक्षम करने के तरीके में जाने से पहले , आपको तीन समान दिखने वाली सुविधाओं को अलग करना होगा:

• मीटिंग के दौरान एआई द्वारा तैयार किए गए नोट्स - आमतौर पर टीम्स मीटिंग में फैसिलिटेटर के माध्यम से संचालित होते हैं।

• रिकैप में एआई नोट्स - मीटिंग या इवेंट के बाद दिखाए जाने वाले नोट्स और फॉलो-अप कार्य।

• कोपायलट मीटिंग नोट्स - ये नोट्स माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट के माध्यम से मीटिंग चैट या रीकैप अनुभव से उत्पन्न होते हैं।

फैसिलिटेटर रीयल-टाइम एआई नोट्स तैयार कर सकता है, प्रमुख निर्णयों का सारांश प्रस्तुत कर सकता है, अनुत्तरित प्रश्नों को दस्तावेज़ित कर सकता है, मीटिंग चैट में प्रश्नों के उत्तर दे सकता है और कार्यों के प्रबंधन में सहायता कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट लाइसेंस आवश्यक है , हालांकि मीटिंग के आंतरिक प्रतिभागी इसके चालू होने के बाद लाइव अपडेट देख सकते हैं।

यह अंतर महत्वपूर्ण है क्योंकि एक व्यक्ति "एआई नोट्स" कहकर लाइव नोट्स पैनल की बात कर सकता है, जबकि दूसरा व्यक्ति मीटिंग के बाद एआई नोट्स टैब की बात कर सकता है। रसोई एक ही है, लेकिन दराज अलग-अलग हैं।.

2. टीम्स में एआई नोट्स को सक्षम करने से पहले त्वरित चेकलिस्ट ✅

अब आती है सबसे महत्वपूर्ण बात। एआई नोट्स सिर्फ "ज्वाइन" पर क्लिक करने से अपने आप प्रकट नहीं हो जाते। इसके लिए आमतौर पर सही लाइसेंस, सही एडमिन पॉलिसी, ट्रांसक्रिप्शन सक्षम होना और इस सुविधा को सपोर्ट करने वाला मीटिंग फॉर्मेट होना आवश्यक है।.

पहले इन्हें जांच लें:

• आपके संगठन में माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट या टीम्स प्रीमियम/कोपायलट जहां इंटेलिजेंट रिकैप सुविधाओं का उपयोग किया जा रहा है।

• टीम मीटिंग की नीति के अनुसार ट्रांसक्रिप्शन की अनुमति है।.

• कोपायलट को किसी प्रशासनिक नीति द्वारा अवरुद्ध नहीं किया गया है।.

• यह मीटिंग एक निर्धारित टीम्स मीटिंग है जिसमें यह सुविधा समर्थित है।.

• आयोजक या प्रस्तुतकर्ता को संबंधित एआई सुविधा को चालू करने की अनुमति है।.

• यदि आप मीटिंग के बाद एआई नोट्स चाहते हैं तो मीटिंग पर्याप्त समय तक चलेगी और उसका ट्रांसक्रिप्शन भी किया जाएगा।.

माइक्रोसॉफ्ट के टीम्स प्रीमियम लाइसेंसिंग दस्तावेज़ में "मीटिंग से एआई-जनरेटेड नोट्स और टास्क देखें" को एआई-संचालित संचार क्षमता के रूप में शामिल किया गया है, जबकि इसके फैसिलिटेटर मार्गदर्शन में अलग से कहा गया है कि फैसिलिटेटर को जोड़ने या चालू करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट की आवश्यकता है।

एक छोटी सी कमी है, और ऐसा होना स्वाभाविक है: रिकैप में एआई नोट्स उन घटनाओं के लिए उपलब्ध हैं जो पांच मिनट से अधिक समय तक चलीं और अंग्रेजी में लिखी गईं, और माइक्रोसॉफ्ट यह भी नोट करता है कि प्रतिलेखन भाषा के आधार पर प्रारूपण भिन्न हो सकता है।

3. एडमिन के तौर पर टीम्स में AI नोट्स को कैसे सक्षम करें 🛠️

प्रशासकों के लिए, Teams में AI नोट्स को सक्षम करने का तरीका Teams एडमिन सेंटर से शुरू होता है, न कि मीटिंग के अंदर। यहीं पर कई लोग अटक जाते हैं। वे AI नोट्स बटन ढूंढते रहते हैं, लेकिन नीति पृष्ठभूमि में चुपचाप "नहीं" कहती रहती है।

एडमिन पाथ आमतौर पर इस प्रकार होता है:

1. टीम एडमिन सेंटर खोलें ।

2. मीटिंग्स पर जाएं ।

3. मीटिंग की नीतियां चुनें ।

4. आप मौजूदा पॉलिसी चुन सकते हैं या नई पॉलिसी बना सकते हैं।.

5. रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन अनुभाग ढूंढें ।

6. को-पायलट सेटिंग का पता लगाएं ।

7. उपलब्ध विकल्पों में से एक चुनें:

   • पर

   • सहेजी गई प्रतिलिपि के साथ आगे बढ़ें

   • ट्रांसक्रिप्ट डिफ़ॉल्ट रूप से सहेजी गई है

   • बंद

8. पॉलिसी को सेव करें और सुनिश्चित करें कि यह सही उपयोगकर्ताओं को असाइन की गई है।.

माइक्रोसॉफ्ट के एडमिन गाइडेंस में कोपायलट मीटिंग पॉलिसी सेटिंग्स की सूची दी गई है और यह बताया गया है कि ट्रांसक्रिप्शन पॉलिसी इस बात को प्रभावित करती है कि कोपायलट मीटिंग के दौरान और बाद में काम कर सकता है या नहीं।

आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि ट्रांसक्रिप्शन सुविधा उपलब्ध है। टीम्स ट्रांसक्रिप्शन एक नीति-नियंत्रित सुविधा, और ट्रांसक्रिप्शन शुरू करने वाले आयोजक और उपयोगकर्ता दोनों को मीटिंग, वेबिनार या टाउन हॉल में ट्रांसक्रिप्ट शामिल करने के लिए सेटिंग सक्षम करनी होगी।

लोग अक्सर इस हिस्से को नज़रअंदाज़ कर देते हैं और फिर टीम्स को दोष देते हैं। कभी-कभी टीम्स इसके लायक होती है, लेकिन हमेशा नहीं।.

4. मीटिंग शेड्यूल करते समय टीम्स में AI नोट्स को कैसे सक्षम करें 📅

मीटिंग आयोजकों के लिए सबसे आसान तरीका यह है कि मीटिंग शुरू होने से पहले AI नोट्स तैयार कर लें। इससे Teams को बेहतर तरीके से काम करने की ज़्यादा गुंजाइश मिलती है, ठीक वैसे ही जैसे किसी पालतू बिल्ली को खाना खिलाया गया हो।.

शेड्यूलिंग करते समय फैसिलिटेटर को जोड़ने के लिए:

1. टीम्स में कैलेंडर खोलें ।

2. नया चुनें ।

3. टीम मीटिंग टॉगल को चालू करें ।

4. विकल्प चुनें ।

5. कोपायलट और अन्य एआई पर जाएं ।

6. सुनिश्चित करें कि Allow Copilot and Facilitator निम्न में से किसी एक पर सेट है:

   • केवल बैठक के दौरान

   • बैठक के दौरान और उसके बाद

7. फैसिलिटेटर टॉगल को चालू करें ।

8. अप्लाई चुनें ।

माइक्रोसॉफ्ट के फैसिलिटेटर निर्देशों में कहा गया है कि यह शेड्यूलिंग का तरीका है, और इसमें यह भी बताया गया है कि फैसिलिटेटर को केवल शेड्यूल की गई मीटिंग में जोड़ा जा सकता है, चैनल मीटिंग, इंस्टेंट मीटिंग या टीम्स कॉल में नहीं।

एक अच्छा मीटिंग आमंत्रण भी मददगार होता है। विवरण या मीटिंग नोट्स में एक सरल एजेंडा जोड़ें। फैसिलिटेटर आमंत्रण या मीटिंग नोट्स में एजेंडा देख सकता है और चर्चा को व्यवस्थित रखने में इसकी मदद ले सकता है। यह कोई जादू तो नहीं है, लेकिन मीटिंग में बार-बार "बस एक और बात" वाले पल आने पर काफी हद तक कारगर साबित होता है।.

5. लाइव टीम्स मीटिंग के दौरान AI नोट्स को कैसे चालू करें 🎙️

हो सकता है कि मीटिंग शेड्यूल करते समय आप इसे चालू करना भूल गए हों। ऐसा हो जाता है। आप मीटिंग खोलते हैं, कोई पूछता है "क्या AI नोट्स ले सकता है?", और अचानक सब आयोजक को ऐसे देखने लगते हैं जैसे वही चांद को नियंत्रित करता हो।.

मीटिंग के दौरान फैसिलिटेटर को चालू करने के लिए:

1. टीम मीटिंग में शामिल हों।.

2. मीटिंग नियंत्रणों से अधिक क्रियाएँ चुनें ।

3. फैसिलिटेटर चालू करें चुनें ।

4. अगर Teams आपसे मीटिंग की भाषा चुनने के लिए कहे तो कृपया भाषा चुनें।.

5. कुछ मिनट प्रतीक्षा करें, नोट्स दिखने शुरू हो जाएंगे।.

फैसिलिटेटर चालू होते ही, नोट्स आइकन बदलकर यह दर्शाता है कि AI द्वारा जनरेट किए गए नोट्स सक्रिय हैं। माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि नोट्स तुरंत दिखाई नहीं देते और कुछ मिनट लग सकते हैं क्योंकि वे ट्रांसक्रिप्ट में दर्ज चर्चा पर आधारित होते हैं।

एक महत्वपूर्ण भूमिका संबंधी विवरण: मोबाइल प्रतिभागी लाइव नोट्स देख सकते हैं, लेकिन केवल डेस्कटॉप या वेब पर टीम्स का उपयोग करने वाले आयोजक या प्रस्तुतकर्ता ही मीटिंग के दौरान फैसिलिटेटर को चालू या बंद कर सकते हैं।

तो, अगर कोई टैक्सी में बैठे-बैठे फोन से जुड़ रहा है और पूछ रहा है कि वह इसे एक्टिवेट क्यों नहीं कर पा रहा है, तो शायद यही वजह हो सकती है। परेशान करने वाला? हाँ। तर्कसंगत? ज़्यादातर।.

6. टीम्स मीटिंग के बाद एआई नोट्स कैसे खोजें 🔎

मीटिंग खत्म होने के बाद, नोट्स उत्पादकता की धुंध में गायब नहीं हो जाते। आप उन्हें आमतौर पर मीटिंग चैट या रिकैप में पा सकते हैं।.

मीटिंग के बाद एआई द्वारा जनरेट की गई सामग्री की समीक्षा करने के लिए:

1. टीम में चैट खोलें ।

2. मीटिंग चैट का चयन करें।.

3. सबसे ऊपर मौजूद 'रीकैप' चुनें ।

4. अपने किरायेदार के अनुभव के आधार पर नोट्स या एआई नोट्स चुनें ।

माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि मीटिंग समाप्त होने के बाद मीटिंग चैट और रीकैप में मीटिंग नोट्स के माध्यम से फैसिलिटेटर द्वारा तैयार की गई सामग्री तक पहुँचा जा सकता है । AI द्वारा तैयार किए गए मीटिंग नोट्स माइक्रोसॉफ्ट लूप पेज में संग्रहीत होते हैं, और मीटिंग में भाग लेने वाले लोग मीटिंग से पहले, मीटिंग के दौरान या मीटिंग के बाद उस लूप पेज को संपादित कर सकते हैं।

रीकैप एआई नोट्स के बारे में व्यापक रूप से बात करें तो, माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि उपयोगकर्ता मैन्युअल और एआई-जनरेटेड नोट्स के साथ-साथ फॉलो-अप कार्यों को भी देख , बशर्ते मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन आवश्यकताओं को पूरा करती हो।

यहीं पर एआई नोट्स महज़ एक मीटिंग का दिखावा बनकर रह जाता है। आप पूरी बातचीत को दोबारा सुने बिना ही निर्णय, कार्य, छूटी हुई जानकारी और अनुवर्ती चर्चाएँ निकाल सकते हैं, जैसे कि आप किसी छोटे से ऑफिस के अपराध स्थल की जाँच कर रहे हों 🕵️।.

7. तुलनात्मक तालिका: टीम्स में एआई नोट्स का उपयोग करने के तरीके 📊

विधि / विशेषता	के लिए सर्वश्रेष्ठ	मुख्य आवश्यकता	आपको क्या मिलता है	थोड़ा परेशान करने वाला हिस्सा
फैसिलिटेटर लाइव एआई नोट्स	ऐसी बैठकें जहाँ लोगों को बोलते समय नोट्स की आवश्यकता होती है	माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट लाइसेंस	वास्तविक समय के नोट्स, निर्णय, प्रश्न, कार्य	इसके लिए समर्थित मीटिंग प्रकार की आवश्यकता है - हर मीटिंग काम नहीं करती।
सारांश में एआई संबंधी नोट्स	मीटिंग के बाद हालचाल पूछना	योग्य बैठक का लिखित प्रतिलेख	नोट्स, कार्य, सारांश सामग्री	यदि प्रतिलेख अनुपस्थित है तो प्रदर्शित नहीं होगा
कोपायलट “मीटिंग नोट्स जेनरेट करें”	बैठक के बाद के संक्षिप्त सारांश	माइक्रोसॉफ्ट 365 कोपायलट	प्रमुख विषय और कार्रवाई योग्य बिंदु	आपको इसकी पुष्टि तो करनी ही होगी, बेशक।
मैनुअल टीम नोट्स	सरल आंतरिक बैठकें	मीटिंग नोट्स तक बुनियादी पहुंच	कार्यसूची, नोट्स, कार्य	किसी को तो टाइप करना ही होगा, दुखद लेकिन सच।
रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्ट	समीक्षा और अनुपालन कार्यप्रवाह	रिकॉर्डिंग/प्रतिलेखन नीति सक्षम	खोज योग्य प्रतिलेख और प्लेबैक संदर्भ	इससे भंडारण और गोपनीयता संबंधी प्रश्न उत्पन्न हो सकते हैं।

कोपायलट द्वारा जनरेट किए गए नोट्स के लिए माइक्रोसॉफ्ट के सपोर्ट गाइडेंस में कहा गया है कि उपयोगकर्ता मीटिंग चैट से कोपायलट का चयन कर सकते हैं, अधिक प्रॉम्प्ट चुन सकते हैं, मीटिंग नोट्स जनरेट कर सकते हैं, उन्हें कॉपी कर सकते हैं और कहीं और पेस्ट कर सकते हैं, साथ ही उपयोगकर्ताओं को एआई आउटपुट को सत्यापित करने की याद दिलाते हैं क्योंकि यह गलत हो सकता है।

8. टीम्स में बेहतर AI नोट्स के लिए सर्वश्रेष्ठ मीटिंग सेटअप 🧠

टीम में AI नोट्स को सक्षम करना जानना आधा काम है। उपयोगी नोट्स प्राप्त करना दूसरा आधा काम है। AI संरचना बनाने में माहिर है, लेकिन यह हेडसेट पहने हुए किसी मन की बात पढ़ने वाला नहीं है। इसे स्पष्ट इनपुट की आवश्यकता होती है।

इस सेटअप का उपयोग करें:

• बैठक से पहले एक स्पष्ट एजेंडा तैयार करें।.

• अपने फैसलों को ज़ोर से बोलें: "निर्णय: हम अगले सप्ताह पायलट प्रोजेक्ट शुरू करेंगे।"

• जिम्मेदारी मौखिक रूप से सौंपें: "वित्त विभाग के साथ अनुवर्ती कार्रवाई की जिम्मेदारी माया की है।"

• विषय बदलने से पहले थोड़ा रुकें।.

• पांच लोगों को एक दूसरे की बात काटते हुए बोलने से बचें। हाँ, यह महत्वाकांक्षी है।.

• कार्यों के स्वामित्व को स्पष्ट करने के लिए नामों का एक समान रूप से उपयोग करें।.

• जहां तक ​​संभव हो, बैठक की भाषा को एक समान रखें।.

• व्यापक रूप से साझा करने से पहले नोट्स की जांच कर लें।.

फैसिलिटेटर मीटिंग इनवाइट या लूप मीटिंग नोट्स से एजेंडा का पता लगा, और यह मीटिंग के दौरान एजेंडा विषयों को ट्रैक करने में मदद कर सकता है।

एक कारगर और चुपचाप काम आने वाली तरकीब: अपने कार्यों को इस तरह बताएं जैसे आप किसी थके हुए सहायक को बता रहे हों। रोबोट की तरह नहीं, बल्कि स्पष्ट। “कार्य: जॉर्डन अपडेटेड डेक भेजेगा।” इस तरह के वाक्य से AI के नोट्स काफी कम उबाऊ लगते हैं।.

9. एआई नोट्स दिखाई न देने पर होने वाली सामान्य समस्याएं ⚠️

अगर Teams में AI नोट्स दिखाई नहीं दे रहे हैं, तो तुरंत यह न मान लें कि यह फ़ीचर खराब हो गया है। ऐसा हो सकता है, लेकिन इसके पीछे कई सामान्य कारण हो सकते हैं।.

सामान्य कारणों में शामिल हैं:

• आप जिस फ़ीचर का उपयोग करने का प्रयास कर रहे हैं, उसके लिए आपके पास कोपायलट या टीम्स प्रीमियम का अधिकार नहीं है ।

• टीम मीटिंग नीतियों में कोपायलट अक्षम कर दिया गया है ।

• आयोजक या इसे शुरू करने का प्रयास करने वाले व्यक्ति के लिए प्रतिलेखन अक्षम कर दिया गया है ।

• मीटिंग का समय रीकैप एआई नोट्स के लिए बहुत कम है ।

• बैठक का लिखित प्रतिलेख नहीं बनाया गया।.

• असमर्थित मीटिंग प्रकार, जैसे कि फैसिलिटेटर के लिए चैनल मीटिंग।

• गलत भूमिका, जैसे कि कोई प्रतिभागी फैसिलिटेटर को चालू करने का प्रयास कर रहा हो।

• बाह्य प्रतिभागी सीमाएँ.

• संवेदनशीलता लेबल या एन्क्रिप्शन द्वारा एजेंडा निष्कर्षण को अवरुद्ध करना।

माइक्रोसॉफ्ट के दस्तावेज़ में बताया गया है कि टीम्स इवेंट ट्रांसक्रिप्ट, उपस्थिति डेटा और पॉवरपॉइंट लाइव डेटा का , इसलिए ट्रांसक्रिप्ट डेटा की अनुपलब्धता का मतलब एआई रीकैप के मूल्य की अनुपलब्धता हो सकती है।

लाइव फैसिलिटेटर नोट्स के लिए, ध्यान रखें कि डेस्कटॉप या वेब पर केवल आयोजक और प्रस्तुतकर्ता ही मीटिंग के दौरान फैसिलिटेटर को चालू या बंद कर सकते हैं। मोबाइल उपयोगकर्ता लाइव नोट्स देख सकते हैं, लेकिन इस सुविधा को उसी तरह सक्रिय नहीं कर सकते।.

10. गोपनीयता, अनुमतियाँ और “कृपया इसकी पुष्टि करें” नियम 🔐

एआई नोट्स मददगार होते हैं, लेकिन वे न तो कानूनी विशेषज्ञ हैं, न ही अनुपालन अधिकारी, और न ही आपके सबसे बारीकी से काम करने वाले सहकर्मी। ये मीटिंग के डेटा से तैयार किए जाते हैं, और इनमें संदर्भ छूट सकता है, वाक्य को अटपटा ढंग से लिखा जा सकता है, या किसी अव्यवस्थित चर्चा को एक आत्मविश्वासपूर्ण सारांश में बदला जा सकता है जो केवल आंशिक रूप से सही होता है।.

माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि टीम्स रीकैप में एआई द्वारा जनरेट की गई सामग्री इवेंट ट्रांसक्रिप्ट पर आधारित है और जीपीटी और अन्य एआई मॉडल द्वारा संचालित है, और यह गलत, अपूर्ण या अनुपयुक्त हो सकती है।

तो व्यावहारिक नियम सरल है:

• ग्राहकों को भेजने से पहले एआई नोट्स की समीक्षा करें।.

• निर्णयों, संख्याओं, नामों और समय सीमाओं की जाँच करें।.

• संवेदनशील विवरणों को सहेजने या आगे भेजने से पहले उनकी पुष्टि कर लें।.

• कानूनी, मानव संसाधन, वित्तीय या विनियमित निर्णयों के लिए एकमात्र रिकॉर्ड के रूप में एआई नोट्स पर निर्भर रहने से बचें।.

• यह सुनिश्चित करें कि उपस्थित लोग प्रतिलेखन और एआई-जनित सारांश नीतियों को समझते हों।.

टीम में मीटिंग के विकल्प और संवेदनशील मीटिंग सामग्री के लिए प्रशासनिक नियंत्रण भी मौजूद हैं , जिनमें कॉपी करने, फॉरवर्ड करने, रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और एआई-जनित अंतर्दृष्टि से संबंधित नियंत्रण शामिल हैं।

थोड़ा-बहुत संशय रखना ठीक है। यह कोई हद से ज़्यादा संशय नहीं है, बस इतना संशय कि "शायद बिना पढ़े ही एआई की मूल रिपोर्ट को बोर्ड मेमो में पेस्ट न करें"।.

11. टीम एडमिन और मैनेजरों के लिए रोलआउट संबंधी सुझाव 🚀

एआई नोट्स को लागू करने का सबसे अच्छा तरीका तब होता है जब आप बस एक बटन दबाकर यह उम्मीद न करें कि हर कोई प्रशिक्षण वीडियो की तरह व्यवहार करेगा।.

एक सरल कार्यान्वयन योजना:

1. एक छोटा प्रायोगिक समूह चुनें।.

2. लाइसेंस और नीतियों की पुष्टि करें।.

3. उस समूह के लिए ट्रांसक्रिप्शन और कोपायलट सेटिंग्स को सक्षम करें।.

4. एक परीक्षण बैठक बनाएं।.

5. लाइव फैसिलिटेटर के नोट्स आज़माएँ।.

6. मीटिंग के बाद के सारांश के लिए AI नोट्स का उपयोग करके देखें।.

7. अपने उपयोगकर्ताओं द्वारा देखे जाने वाले सटीक चरणों को दस्तावेज़ में दर्ज करें।.

8. एआई नोट्स का उपयोग कब करें, इस बारे में एक संक्षिप्त आंतरिक मार्गदर्शिका बनाएं।.

9. गोपनीयता संबंधी अनुस्मारक शामिल करें।.

10. लोगों से पूछिए कि उन्हें किस बात ने उलझन में डाला, क्योंकि वे आपको बताएंगे। खुलकर बताएंगे।.

पायलट प्रोजेक्ट शुरू करने का कारण यह है कि Teams का अनुभव लाइसेंसिंग, प्रशासनिक नीतियों, मीटिंग के प्रकार, क्लाइंट संस्करण और संगठनात्मक सेटिंग्स के आधार पर भिन्न हो सकता है। यह कोई एक लाल बटन नहीं है। यह बटनों से भरी एक दराज की तरह है, जिनमें से कुछ को दूसरों की तुलना में बेहतर ढंग से लेबल किया गया है।.

12. त्वरित उत्तर: टीम्स में एआई नोट्स को कैसे सक्षम करें 🏁

टीम में एआई नोट्स को सक्षम करने का संक्षिप्त तरीका यहां दिया गया है :

प्रशासकों के लिए:

• टीम एडमिन सेंटर पर जाएं ।

• खुली बैठकें > बैठकनीतियां

• रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन में , सही कोपायलट पॉलिसी को सक्षम करें।

• सुनिश्चित करें कि प्रतिलेखन की अनुमति है।.

• नीति को सही उपयोगकर्ताओं को सौंपें।.

आयोजकों के लिए:

• एक निर्धारित टीम्स मीटिंग बनाएं।.

• खोलें > कोपायलट और अन्य एआई।

• को-पायलट और फैसिलिटेटर की अनुमति को सक्षम विकल्प पर सेट करें ।

• फैसिलिटेटर को चालू करें ।

• सेटिंग लागू करें।.

बैठक के दौरान:

• अधिक विकल्प चुनें ।

• फैसिलिटेटर चालू करें चुनें ।

• एआई द्वारा जनरेट किए गए नोट्स दिखाई देने के लिए कुछ मिनट प्रतीक्षा करें।.

बैठक के बाद:

• मीटिंग चैट खोलें।.

• सारांश पर जाएं ।

• नोट्स या एआई नोट्स चुनें ।

यह तो साफ-सुथरा संस्करण है। व्यावहारिक संस्करण में लाइसेंस, नीतियां, प्रतिलेखन, भूमिकाएं और यह जांचना शामिल है कि क्या टीम्स में कोई गड़बड़ी तो नहीं है।.

समापन विचार 💬

टीम में AI नोट्स को सक्षम करना एक बार सही तरीके से समझ आ जाने पर मुश्किल नहीं है, लेकिन इसमें भ्रम होना स्वाभाविक है। एडमिन पॉलिसी को नियंत्रित करते हैं। आयोजक मीटिंग सेटअप को नियंत्रित करते हैं। प्रस्तुतकर्ता और आयोजक समर्थित मीटिंग्स में फैसिलिटेटर को सक्रिय कर सकते हैं। ट्रांसक्रिप्शन AI को काम करने के लिए आधार प्रदान करता है। रीकैप वह जगह है जहां मीटिंग को खोजा जा सकता है, सरसरी तौर पर पढ़ा जा सकता है और - आदर्श रूप से - मेमोरी पर बोझ कम होता है।

सबसे अच्छा तरीका सरल है: सही नीतियां लागू करें, ट्रांसक्रिप्शन चालू करें, मीटिंग को ठीक से शेड्यूल करें, जब लाइव नोट्स महत्वपूर्ण हों तो फैसिलिटेटर का उपयोग करें, और आउटपुट को पत्थर की शिला पर खुदे सत्य की तरह मानने से पहले उसकी समीक्षा करें 🪨। AI नोट्स बहुत उपयोगी होते हैं, लेकिन वे फिर भी एक मशीन द्वारा लिखे गए नोट्स हैं जो मनुष्यों की आपस में हुई बातचीत को सुनती है। तो हाँ, इनका उपयोग करें। बस थोड़ा सतर्क रहें।.

वास्तविक दुनिया का उदाहरण: साप्ताहिक क्लाइंट प्रोजेक्ट मीटिंग के लिए AI नोट्स का उपयोग करना 🧾

परिदृश्य

कल्पना कीजिए कि एक छोटी वेब एजेंसी अपने क्लाइंट के साथ हर हफ्ते 45 मिनट की टीम्स मीटिंग करती है। वही समस्याएं बार-बार सामने आती हैं: निर्णय चैट में खो जाते हैं, कार्य योजनाएँ आधी-अधूरी याद रहती हैं, और हर मीटिंग के बाद कोई व्यक्ति 20-30 मिनट उलझे हुए नोट्स को क्लाइंट को अपडेट देने में लगाता है।.

यह एक काल्पनिक लेकिन यथार्थवादी उदाहरण है। एजेंसी मीटिंग नोट्स का पहला ड्राफ्ट बनाने के लिए टीम्स में एआई नोट्स का उपयोग करती है, फिर क्लाइंट को भेजने से पहले एक प्रोजेक्ट मैनेजर आउटपुट की समीक्षा करता है। यह आखिरी हिस्सा महत्वपूर्ण है। एआई प्रशासनिक कार्यों में मदद कर रहा है, न कि उस इंसान की जगह ले रहा है जो प्रोजेक्ट को समझता है।.

मीटिंग Teams में शेड्यूल की गई है, ट्रांसक्रिप्शन चालू है और कॉल शुरू होने से पहले फैसिलिटेटर भी ऑन है। यह लेख के मुख्य बिंदु से मेल खाता है: AI नोट्स सबसे अच्छा तब काम करते हैं जब लाइसेंसिंग, मीटिंग पॉलिसी, ट्रांसक्रिप्शन और मीटिंग सेटअप सभी पहले से तय हों।.

सहायक को क्या चाहिए

इस व्यवस्था के लिए आयोजक निम्नलिखित तैयारी करता है:

यह एक निर्धारित टीम्स मीटिंग थी, न कि कोई अचानक की गई कॉल।.

बैठक के निमंत्रण में एक संक्षिप्त कार्यसूची शामिल होती है।.

मीटिंग के लिए ट्रांसक्रिप्शन चालू कर दिया गया है।.

मीटिंग शुरू होने से पहले फैसिलिटेटर को चालू कर दिया जाता है।.

एआई नोट्स की समीक्षा करने के लिए एक प्रोजेक्ट मैनेजर को नियुक्त किया गया।.

नाम, तारीख, लागत, समय सीमा और ग्राहक के निर्णयों के लिए एक सरल समीक्षा चेकलिस्ट।.

एक अच्छा एजेंडा कुछ इस तरह दिख सकता है:

कार्यसूची:

पिछले सप्ताह के कार्यों की समीक्षा करें।.

होमपेज पर किए गए टेक्स्ट में हुए बदलावों की पुष्टि करें।.

मूल्य निर्धारण पृष्ठ का वीडियो रखना है या हटाना है, इस बारे में निर्णय लें।.

लॉन्च कार्यों के लिए स्वामी नियुक्त करें।.

अगली समीक्षा तिथि की पुष्टि करें।.

इससे एआई को अस्पष्ट "प्रोजेक्ट में पिछड़ने की भरपाई" के आमंत्रण की तुलना में अधिक संरचना मिलती है। साथ ही, इससे मनुष्यों को थोड़ा कम बिखराव बनाए रखने में मदद मिलती है, जो हमेशा एक अतिरिक्त लाभ होता है।.

उदाहरण निर्देश

बैठक की शुरुआत में आयोजक कुछ इस तरह कह सकता है:

“आज हम निर्णयों और कार्यसूची को दर्ज करने के लिए एआई द्वारा तैयार किए गए नोट्स का उपयोग कर रहे हैं। कृपया निर्णयों को स्पष्ट रूप से बताएं, प्रत्येक कार्य के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति का नाम शामिल करें और जहां संभव हो, समयसीमा का उल्लेख करें। बैठक के बाद नोट्स साझा करने से पहले हम उनकी समीक्षा करेंगे।”

मीटिंग के दौरान, प्रोजेक्ट मैनेजर कार्रवाई योग्य बिंदुओं को स्पष्ट कर सकता है:

“निर्णय: हम लॉन्च के लिए मूल्य निर्धारण पृष्ठ का वीडियो रख रहे हैं।”

“कार्यसूची: प्रिया गुरुवार दोपहर 3 बजे तक संशोधित होमपेज की सामग्री भेज देगी।”

“कार्यसूची: मार्क शुक्रवार से पहले यह जांच करेगा कि एनालिटिक्स टैग सही ढंग से काम कर रहे हैं या नहीं।”

शुरू में यह थोड़ा औपचारिक लग सकता है, लेकिन इससे एआई को काम करने के लिए स्पष्ट आधार मिल जाता है। अस्पष्ट चर्चा इनपुट के रूप में जाती है, अस्पष्ट नोट्स आउटपुट के रूप में निकलते हैं। स्पष्ट निर्णय इनपुट के रूप में जाते हैं, व्यावहारिक नोट्स आउटपुट के रूप में निकलते हैं।.

इसका परीक्षण कैसे करें

इसे पूरी टीम में लागू करने से पहले तीन बैठकों का एक छोटा परीक्षण करें।.

मीटिंग 1: केवल सामान्य हस्तलिखित नोट्स का ही उपयोग करें।.

मीटिंग 2: एआई नोट्स का उपयोग करें, लेकिन बिना किसी संरचित एजेंडा के।.

मीटिंग 3: स्पष्ट एजेंडा और मौखिक कार्रवाई-आइटम प्रारूप के साथ एआई नोट्स का उपयोग करें।.

प्रत्येक बैठक के बाद, निम्नलिखित की जाँच करें:

ग्राहक को भेजने के लिए तैयार अंतिम नोट्स बनाने में कितना समय लगता है।.

कितने कार्यों में सुधार की आवश्यकता है?.

क्या समयसीमा सही ढंग से दर्ज की गई है?.

क्या प्रत्येक कार्य के लिए सही व्यक्ति नियुक्त किया गया है?.

क्या सारांश में ऐसी कोई बात शामिल है जिस पर सहमति नहीं बनी थी?.

किसी भी सामग्री को बाहरी रूप से भेजने से पहले समीक्षक को एआई द्वारा तैयार की गई टिप्पणियों की तुलना लिखित प्रति से करनी चाहिए। यह विशेष रूप से धन, समयसीमा, कानूनी शब्दावली, अनुमोदन या ग्राहक प्रतिबद्धताओं के मामलों में महत्वपूर्ण है।.

परिणाम

तीन नमूना 45 मिनट की परियोजना बैठकों के समय निर्धारण के आधार पर प्राप्त उदाहरण परिणाम:

केवल मैन्युअल नोट्स: स्वच्छ क्लाइंट अपडेट तैयार करने में 28 मिनट लगते हैं।.

बिना किसी स्पष्ट उद्देश्य के एआई द्वारा बनाए गए नोट्स: नोट्स की समीक्षा और उन्हें साफ करने के लिए 17 मिनट का समय।.

एजेंडा और स्पष्ट रूप से बोले गए एक्शन आइटम के साथ एआई नोट्स: अंतिम अपडेट की समीक्षा और भेजने के लिए 9 मिनट का समय।.

मैनुअल प्रक्रिया की तुलना में प्रति मीटिंग लगभग 19 मिनट की बचत होती है। महीने में चार साप्ताहिक क्लाइंट मीटिंग्स के हिसाब से, एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए मासिक लगभग 76 मिनट की बचत होगी।.

गुणवत्ता जांच समय बचाने जितनी ही महत्वपूर्ण है। इस उदाहरण परीक्षण में, संरचित एआई नोट्स संस्करण ने 9 में से 8 कार्य मदों को सही ढंग से दर्ज किया। एकमात्र त्रुटि समय सीमा से संबंधित थी जिसे मानवीय सुधार की आवश्यकता थी। यही कारण है कि एआई नोट्स को एक मजबूत प्रारंभिक मसौदा माना जाना चाहिए, न कि अंतिम सत्य स्रोत।.

क्या गलत हो सकता है?

सबसे आम विफलता अस्पष्ट भाषा के कारण होती है। यदि कोई कहता है, "चलिए इसे अगले सप्ताह सुलझा लेते हैं," तो एआई को शायद यह पता न हो कि "वह" किसका है या "अगले सप्ताह" का क्या अर्थ है।.

अन्य जोखिमों में शामिल हैं:

किसी कार्य को गलत व्यक्ति को सौंप दिया जाना।.

एक सौम्य सुझाव को एक दृढ़ निर्णय के रूप में लिखा जा रहा है।.

समय सीमा का चूक जाना या गलत समझ जाना।.

संवेदनशील ग्राहक विवरण उन नोट्स में दिखाई देते हैं जो बहुत व्यापक रूप से साझा किए जाते हैं।.

लिखित प्रति उपलब्ध न होने के कारण बैठक के बाद की समीक्षा कमजोर हो जाती है।.

आयोजक यह मान लेता है कि एआई नोट्स स्वतः ही सही होते हैं क्योंकि वे देखने में साफ-सुथरे लगते हैं।.

इसका समाधान देखने में आकर्षक नहीं है, लेकिन प्रभावी है: समीक्षा चेकलिस्ट का उपयोग करें, मीटिंग समाप्त होने से पहले कार्रवाई योग्य बिंदुओं की पुष्टि करें, और एआई के कच्चे नोट्स सीधे क्लाइंट को न भेजें।.

व्यावहारिक निष्कर्ष

टीम में AI नोट्स तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब मीटिंग पहले से ही सुचारू रूप से चल रही हो। एजेंडा जोड़ें, सही सेटिंग्स चालू करें, निर्णय स्पष्ट रूप से बोलें और समीक्षा के लिए एक व्यक्ति को ज़िम्मेदार बनाएं। ऐसा करने से, AI नोट्स कुछ ही मिनटों में अव्यवस्थित मीटिंग को एक उपयोगी फॉलो-अप में बदल सकते हैं, बजाय इसके कि एक और दस्तावेज़ बनाया जाए जिस पर बाद में सभी को बहस करनी पड़े।.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं एडमिन के तौर पर Teams में AI नोट्स को कैसे चालू कर सकता हूँ?

Teams में एडमिन के तौर पर AI नोट्स को सक्षम करने के लिए, Teams एडमिन सेंटर से शुरुआत करें। मीटिंग्स में जाएं, मीटिंग पॉलिसी खोलें और रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्शन सेक्शन की समीक्षा करें। सुनिश्चित करें कि कोपायलट की अनुमति है और सही उपयोगकर्ताओं के लिए ट्रांसक्रिप्शन सक्षम है। यह पॉलिसी उन लोगों को भी असाइन की जानी चाहिए जिन्हें AI नोट्स तक पहुंच होनी चाहिए।.

टीम्स में एआई नोट्स के लिए मुझे कौन से लाइसेंस चाहिए?

लाइसेंस उस AI नोट्स फ़ीचर पर निर्भर करता है जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं। फैसिलिटेटर के साथ लाइव AI-जनरेटेड नोट्स के लिए आमतौर पर Microsoft 365 Copilot की आवश्यकता होती है। रिकैप में AI नोट्स के लिए Teams Premium या Copilot एक्सेस की आवश्यकता हो सकती है। कई संगठनों में, एडमिन को यह मान लेने से पहले कि यह फ़ीचर उपलब्ध है, लाइसेंसिंग और मीटिंग नीतियों दोनों की जाँच कर लेनी चाहिए।.

मेरी टीम्स मीटिंग में एआई नोट्स क्यों नहीं दिख रहे हैं?

यदि कोपायलट अक्षम है, ट्रांसक्रिप्शन अवरुद्ध है, या मीटिंग का प्रकार समर्थित नहीं है, तो एआई नोट्स दिखाई नहीं दे सकते हैं। मीटिंग बहुत छोटी हो सकती है, उसका ट्रांसक्रिप्शन नहीं हुआ हो सकता है, या आयोजक के पास आवश्यक अनुमतियाँ न हों। एक सामान्य समाधान यह है कि उपयोगकर्ता के लाइसेंस, टीम्स मीटिंग नीति, ट्रांसक्रिप्शन सेटिंग्स और यह जांचें कि मीटिंग अचानक शुरू होने के बजाय निर्धारित समय पर हुई थी या नहीं।.

क्या मैं लाइव टीम्स मीटिंग के दौरान एआई नोट्स चालू कर सकता हूँ?

जी हां, समर्थित बैठकों में, आयोजक या प्रस्तुतकर्ता बैठक के दौरान फैसिलिटेटर को चालू कर सकते हैं। वे आमतौर पर बैठक नियंत्रण में 'अधिक क्रियाएं' से ऐसा करते हैं, फिर 'फैसिलिटेटर चालू करें' चुनते हैं। नोट्स दिखने में कुछ मिनट लग सकते हैं क्योंकि टीम्स को उपयोगी नोट्स तैयार करने से पहले ट्रांसक्रिप्ट से चर्चा सामग्री की आवश्यकता होती है।.

टीम मीटिंग के बाद मुझे एआई नोट्स कहां मिलेंगे?

मीटिंग के बाद, Teams में मीटिंग चैट खोलें और Recap चुनें। आपके सेटअप के आधार पर, आपको Notes या AI नोट्स दिखाई दे सकते हैं। मीटिंग चैट और मीटिंग नोट्स के माध्यम से फैसिलिटेटर द्वारा बनाए गए नोट्स भी दिखाई दे सकते हैं। आमतौर पर, मीटिंग के बाद AI नोट्स तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब मीटिंग को लिखित रूप में दर्ज किया गया हो और वह फ़ीचर आवश्यकताओं को पूरा करती हो।.

फैसिलिटेटर, रिकैप और कोपायलट मीटिंग नोट्स में क्या अंतर है?

फैसिलिटेटर मुख्य रूप से मीटिंग के दौरान लाइव AI-जनरेटेड नोट्स के लिए है। रीकैप वह जगह है जहां उपयोगकर्ता मीटिंग के बाद नोट्स, टास्क और मीटिंग की सामग्री की समीक्षा करते हैं। कोपायलट मीटिंग नोट्स मीटिंग चैट या रीकैप से कोपायलट अनुभव के माध्यम से जनरेट होते हैं। ये दोनों मिलते-जुलते हैं, लेकिन बिल्कुल एक जैसे फ़ीचर नहीं हैं, इसलिए सेटअप की आवश्यकताएं अलग-अलग हो सकती हैं।.

क्या AI नोट्स के सही ढंग से काम करने के लिए Teams मीटिंग्स में ट्रांसक्रिप्शन की आवश्यकता होती है?

टीम्स एआई नोट वर्कफ़्लो में, प्रतिलेखन आवश्यक है क्योंकि यह एआई को विश्लेषण करने के लिए कुछ सामग्री प्रदान करता है। विशेष रूप से, एआई नोट्स का सारांश प्रतिलेख की उपलब्धता और मीटिंग की पात्रता पर निर्भर करता है। प्रशासकों को मीटिंग नीतियों में प्रतिलेखन की अनुमति की पुष्टि करनी चाहिए, और आयोजकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मीटिंग के बाद नोट्स की आवश्यकता होने पर मीटिंग का प्रतिलेख तैयार किया जाए।.

Teams में AI नोट्स के लिए फैसिलिटेटर को कौन चालू कर सकता है?

आमतौर पर आयोजक या प्रस्तुतकर्ता डेस्कटॉप या वेब पर Teams का उपयोग करके फैसिलिटेटर को चालू कर सकते हैं। मोबाइल उपयोगकर्ता लाइव नोट्स देख सकते हैं, लेकिन वे स्वयं फैसिलिटेटर को सक्रिय नहीं कर पाएंगे। भूमिका में यह अंतर अक्सर यह बताता है कि एक प्रतिभागी को नोट्स का विकल्प दिखाई देता है जबकि दूसरा इसे सक्षम नहीं कर पाता है।.

Teams में AI द्वारा जनरेट किए गए बेहतर मीटिंग नोट्स कैसे प्राप्त कर सकता हूँ?

एक स्पष्ट एजेंडा बनाएं, निर्णयों को ज़ोर से बोलें और कार्यों को स्पष्ट रूप से नाम देकर सौंपें। जहां तक ​​संभव हो, लोगों को एक-दूसरे की बात काटने से बचें और बैठक की भाषा एक समान रखें। बैठक की संरचना होने पर AI नोट्स सबसे अच्छा काम करते हैं। व्यापक रूप से साझा करने से पहले नोट्स की समीक्षा करना भी सहायक होता है।.

क्या टीम्स में मौजूद एआई नोट्स साझा करने के लिए पर्याप्त रूप से विश्वसनीय हैं?

एआई नोट्स मददगार होते हैं, लेकिन इन्हें साझा करने से पहले, खासकर ग्राहकों या नेतृत्व के साथ, अच्छी तरह से जांच लेना चाहिए। नाम, संख्या, निर्णय, समयसीमा और संवेदनशील विवरणों की समीक्षा करें। लेख का व्यावहारिक नियम यह है कि एआई नोट्स को एक उपयोगी मसौदे के रूप में मानें, न कि एक सटीक कानूनी या अनुपालन रिकॉर्ड के रूप में। मानवीय समीक्षा अभी भी महत्वपूर्ण है।.

संदर्भ

1. माइक्रोसॉफ्ट सपोर्ट - माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग्स में फैसिलिटेटर - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - कोपायलट मीटिंग नीति सेटिंग्स - learn.microsoft.com

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