कार्यस्थल पर एआई का उपयोग कैसे करें [वीडियो और प्रश्नोत्तरी]

संक्षेप में: कार्यस्थल पर AI का उपयोग कम जोखिम वाले कार्यों जैसे मसौदा तैयार करना, सारांश बनाना, व्यवस्थित करना और विश्लेषण करना, साथ ही सटीकता और निर्णयों के लिए लोगों को जवाबदेह बनाए रखना। एक दोहराव वाले कार्य से शुरुआत करें, संवेदनशील जानकारी हटा दें और प्रत्येक परिणाम की समीक्षा करें - विशेष रूप से तब जब यह किसी के अधिकारों, आजीविका, सुरक्षा या भविष्य को प्रभावित कर सकता हो।

जवाबदेही: यह सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण निर्णयों और अंतिम अनुमोदनों के लिए योग्य व्यक्ति ही जिम्मेदार रहें।

गोपनीयता: अनुमोदित उपकरणों का उपयोग करें, और कुछ भी सबमिट करने से पहले गोपनीय या पहचान संबंधी जानकारी हटा दें।

पारदर्शिता: कार्यस्थल की नीति, ग्राहक की अपेक्षाओं या संभावित परिणामों के लिए जब भी आवश्यक हो, एआई के उपयोग का खुलासा करें।

सत्यापन: मूल स्रोत सामग्री के आधार पर तथ्यों, मालिकों, समयसीमाओं और मान्यताओं की जाँच करें।

परीक्षण: किसी भी वर्कफ़्लो का विस्तार करने से पहले कुल समय, आवश्यक सुधार और उपयोगकर्ता पर पड़ने वाले प्रभाव का आकलन करें।

1. कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करने में क्या शामिल है

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करने का मतलब यह नहीं है कि किसी व्यक्ति को हटा दिया जाए या किसी पूरे काम को स्वचालित कर दिया जाए। अधिकांश कार्यस्थलों में, एआई एक सहायक उपकरण।

इसे एक तेजतर्रार, थोड़ा अतिआत्मविश्वासी सहायक के रूप में सोचें।.

यह आपकी मदद कर सकता है:

• ईमेल और दस्तावेज़ों का मसौदा तैयार करें

• लंबी जानकारी का सारांश प्रस्तुत करें

• विचार उत्पन्न करें

• बिखरे हुए नोट्स को व्यवस्थित करें

• बुनियादी आंकड़ों का विश्लेषण करें

• बैठकों की तैयारी करें

• चेकलिस्ट और योजनाएँ बनाएँ

• विभिन्न दर्शकों के लिए सामग्री को दोबारा लिखें

• अपरिचित अवधारणाओं की व्याख्या करें

• अधूरे विचारों को उपयोगी चीज़ में बदलें

कृत्रिम बुद्धिमत्ता अक्सर कुछ ही सेकंडों में एक अच्छा प्रारंभिक संस्करण तैयार कर सकती है। यह पूरी तरह से सही नहीं हो सकता - कभी-कभी यह अत्यधिक औपचारिक होता है, कभी-कभी दोहराव वाला होता है, और कभी-कभी यह आत्मविश्वास से किसी अस्पष्ट विषय पर भटक जाता है।.

फिर भी, कुछ से शुरुआत करना आमतौर पर शून्य से शुरुआत करने की तुलना में आसान होता है।.

हमारा लक्ष्य एआई को आपके सोचने का काम सौंपना नहीं है। हमारा लक्ष्य उन अनावश्यक झंझटों में कम समय बिताना है, ताकि आपके पास निर्णय लेने, रचनात्मकता, रिश्तों और फैसलों के लिए अधिक ऊर्जा हो।.

2. कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करना सीखना क्यों महत्वपूर्ण है

काम में कई छोटे-छोटे काम होते हैं जो जरूरत से ज्यादा समय बर्बाद करते हैं।.

सही शुरुआत न मिलने के कारण पाँच मिनट का ईमेल बीस मिनट में बदल जाता है। मीटिंग में तीन पन्नों के नोट्स तो तैयार हो जाते हैं, लेकिन कोई स्पष्ट कार्ययोजना नहीं बन पाती। वरिष्ठ नेतृत्व, ग्राहकों और तकनीकी टीम के लिए एक रिपोर्ट को दोबारा लिखना पड़ता है। अचानक दोपहर का आधा समय गायब हो जाता है।.

एआई एक रूप से दूसरे रूप में जानकारी स्थानांतरित करने में लगने वाले समय को कम कर सकता है।.

उदाहरण के लिए:

• नोट्स सारांश बन जाते हैं

• सारांश एक ईमेल बन जाता है

• एक ईमेल एक प्रेजेंटेशन की रूपरेखा बन जाता है

• एक प्रारंभिक विचार एक परियोजना योजना में बदल जाता है।

• एक स्प्रेडशीट लिखित स्पष्टीकरण बन जाती है

• एक जटिल नीति एक स्पष्ट और सुलभ मार्गदर्शिका बन जाती है।

उत्पादकता में होने वाले लाभ यहीं से दिखने लगते हैं । ये किसी नाटकीय "अब कंपनी का संचालन एआई द्वारा किया जा रहा है" जैसे क्षणों में नहीं, बल्कि दर्जनों छोटे-छोटे सुधारों में दिखाई देते हैं।

यह कुछ-कुछ जूते से कंकड़ निकालने जैसा है। एक कंकड़ कोई बड़ी समस्या नहीं है, लेकिन पूरे दिन बारह कंकड़ों के साथ घूमना हास्यास्पद है।.

एआई विशेषज्ञता को अधिक सुलभ बना सकता है। एक नया कर्मचारी अपरिचित शब्दावली की व्याख्या मांग सकता है। एक प्रबंधक फीडबैक को व्यवस्थित करने के विभिन्न तरीकों का पता लगा सकता है। एक विक्रेता ऐसे उद्योग के लिए प्रश्न तैयार कर सकता है जिसे वह अभी तक पूरी तरह से नहीं समझता है।.

सही ढंग से इस्तेमाल किए जाने पर, एआई लोगों को एक ठोस शुरुआती बिंदु तक तेजी से पहुंचने में मदद करता है।.

3. एआई को सौंपने के लिए सबसे अच्छे कार्यस्थल कार्य

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग कैसे करें, इसे समझने का सबसे आसान तरीका कार्यों को तीन श्रेणियों में विभाजित करना है: निर्माण, रूपांतरण और विश्लेषण।

बनाएं

एआई आपके निर्देशों के आधार पर पहला मसौदा तैयार कर सकता है।.

उदाहरणों में शामिल हैं:

• ईमेल

• प्रस्तावों

• कार्य विवरणियां

• अजंडा

• सोशल पोस्ट

• प्रशिक्षण सामग्री

• ग्राहकों की प्रतिक्रियाएँ

• प्रस्तुति की रूपरेखा

• साक्षात्कार के प्रश्न

यहां "पहला मसौदा" वाक्यांश महत्वपूर्ण है। एआई द्वारा तैयार की गई सामग्री को आमतौर पर भेजने, प्रकाशित करने या प्रस्तुत करने से पहले उसकी समीक्षा की।

परिवर्तन

यह कार्यस्थल में एआई के सबसे मजबूत उपयोगों में से एक है। आप इसे मौजूदा जानकारी देते हैं और इसे प्रारूप, लंबाई, शैली या जटिलता के स्तर को बदलने के लिए कहते हैं।.

उदाहरण के लिए:

• एक लंबी रिपोर्ट को संक्षिप्त करें

• नोट्स को कार्रवाई योग्य बिंदुओं में बदलें

• ग्राहकों के लिए तकनीकी भाषा को दोबारा लिखें।

• पैराग्राफ को बुलेट पॉइंट्स में बदलें

• अपने संदेश को अधिक पेशेवर बनाएं

• ट्रांसक्रिप्ट को सारांश में बदलें

• आंतरिक शब्दावली को सरल और सरल भाषा में अनुवाद करें।

रूपांतरण संबंधी कार्य आमतौर पर अच्छे से सफल होते हैं क्योंकि एआई के पास काम करने के लिए सामग्री उपलब्ध होती है। उसे सब कुछ बिल्कुल नए सिरे से नहीं बनाना पड़ता।.

विश्लेषण करें

एआई पैटर्न की पहचान करने, जानकारी की तुलना करने और किसी समस्या को व्यवस्थित करने में भी मदद कर सकता है।.

व्यावहारिक विश्लेषण कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• ग्राहक प्रतिक्रिया को विभिन्न विषयों में समूहित करना

• कई विकल्पों की तुलना करना

• संभावित जोखिमों की पहचान करना

• योजना में कमियों का पता लगाना

• फायदे और नुकसान का निर्माण करना

• कुछ ऐसे प्रश्न सुझाना जो शायद आपने न पढ़े हों

• डेटासेट में रुझानों की व्याख्या करना

• सहायता अनुरोधों का वर्गीकरण

हालांकि, एआई विश्लेषण को सहायता के रूप में लेना चाहिए, न कि निर्विवाद सत्य के रूप में। यह संदर्भ को समझने में चूक सकता है या ऐसी धारणाएँ बना सकता है जो तर्कसंगत प्रतीत हों लेकिन पूरी तरह से गलत हों। मानवीय समीक्षा ही अंतिम निर्णय लेने की कुंजी है।

4. तुलनात्मक तालिका: कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करने के व्यावहारिक तरीके

कार्यस्थल कार्य	एआई क्या कर सकता है	सर्वोत्तम सुझाव प्रदान करें	क्या मानवीय समीक्षा की आवश्यकता है?	यह कैसे काम करता है
ईमेल लेखन	मसौदा तैयार करना, संक्षिप्त करना, नरम करना, स्पष्ट करना	प्राप्तकर्ता, उद्देश्य, मुख्य तथ्य, अपेक्षित कार्रवाई	हाँ	खाली पन्नों की परेशानी दूर करता है
बैठक के नोट्स	कार्यों का सारांश और निष्कर्ष निकालें	प्रतिलेख या संरचित नोट्स	निश्चित रूप से	चर्चा को निर्णयों से तुरंत अलग करता है
अनुसंधान योजना	प्रश्न और विषय क्षेत्र सुझाएँ	स्पष्ट उद्देश्य और लक्षित दर्शक	हां - तथ्यों की जांच जरूरी है	प्रारंभिक ढांचा तैयार करने में मदद करता है
परियोजना प्रबंधन	योजनाएँ, लक्ष्य और जोखिम निर्धारित करें	कार्यक्षेत्र, समय सीमा, टीम, बाधाएं	हाँ	बिखरी हुई जानकारी को व्यवस्थित करता है
डेटा व्याख्या	पैटर्न और विसंगतियों की व्याख्या करें	स्पष्ट डेटा और व्यावसायिक संदर्भ	गहन समीक्षा की आवश्यकता है	इससे संख्याओं पर चर्चा करना आसान हो जाता है
बुद्धिशीलता	विचार और विकल्प उत्पन्न करें	विशिष्ट समस्या और सीमाएँ	मध्यम	यह कई तरह के परिणाम देता है, कभी-कभी अप्रत्याशित रूप से प्रभावी भी।
ग्राहक सहेयता	उत्तरों का मसौदा तैयार करें और मुद्दों को वर्गीकृत करें	ग्राहक संदेश और कंपनी मार्गदर्शन	हां, खासकर संवेदनशील मामलों में	नियमित प्रतिक्रियाओं को गति देता है
दस्तावेज़ संपादन	लहजे, व्याकरण और संरचना में सुधार करें।	मूल पाठ और लक्षित दर्शक	आम तौर पर	वाक्य दर वाक्य संपादन करने की तुलना में तेज़
सीखना	अवधारणाओं को समझाएं और प्रश्नोत्तरी बनाएं	विषय, कौशल स्तर, कार्य परिदृश्य	हल्का से मध्यम	प्रशिक्षण को अधिक व्यक्तिगत बनाता है
निर्णय समर्थन	विकल्पों की तुलना करें और जोखिमों का पता लगाएं	मापदंड, सीमाएँ, प्राथमिकताएँ	बिल्कुल	यह आपके विचारों को स्पष्ट करता है, लेकिन आपके लिए निर्णय नहीं लेना चाहिए।

यह तालिका एक महत्वपूर्ण बात स्पष्ट करती है: एआई तब सबसे अच्छा काम करता है जब कार्य अच्छी तरह से परिभाषित हो।.

"मेरे प्रोजेक्ट में मदद करें" यह वाक्य अस्पष्ट है।.

"आईटी, ग्राहक सहायता और बिक्री को शामिल करते हुए एक छोटे से आंतरिक सॉफ़्टवेयर अपडेट के लिए छह-चरणों वाली लॉन्च चेकलिस्ट बनाएं" एआई को काम करने के लिए कुछ ठोस आधार प्रदान करता है।.

विशिष्ट इनपुट से विशिष्ट आउटपुट प्राप्त होता है। यह कोई क्रांतिकारी बात नहीं है, लेकिन सच है।

5. काम के लिए बेहतर AI प्रॉम्प्ट कैसे लिखें

आपको किसी जटिल प्रॉम्प्ट फॉर्मूले की आवश्यकता नहीं है। आपको बस एआई को यह समझाने के लिए पर्याप्त संदर्भ प्रदान करना होगा कि अच्छा क्या होता है।.

एक भरोसेमंद कार्यस्थल सूचना में आमतौर पर पांच तत्व होते हैं:

कार्य

आप जो चाहते हैं उसे स्पष्ट रूप से बताएं।.

उदाहरण:

"डिलीवरी में देरी के बारे में बताते हुए एक ईमेल का मसौदा तैयार करें।"

संदर्भ

बताइए कि क्या हुआ और यह कार्य क्यों महत्वपूर्ण है।.

उदाहरण:

"स्टॉक की समस्या के कारण आपूर्तिकर्ता ने शिपमेंट में चार दिन की देरी कर दी है।"

दर्शक

एआई को बताएं कि परिणाम को कौन पढ़ेगा या उपयोग करेगा।.

उदाहरण:

"दर्शक एक दीर्घकालिक ग्राहक है जो पहले से ही निराश है।"

वांछित लहजा या प्रारूप

बताइए कि उत्तर कैसा सुनाई या दिखाई देना चाहिए।.

उदाहरण:

"शांत, स्पष्ट और जवाबदेहीपूर्ण लहजे का प्रयोग करें। इसे 150 शब्दों से कम रखें।"

आवश्यक विवरण

उन तथ्यों की सूची बनाएं जिन्हें शामिल करना अनिवार्य है।.

उदाहरण:

"संशोधित डिलीवरी तिथि, रिफंड का विकल्प और सहायता संपर्क का उल्लेख करें।"

सभी प्रश्नों को एक साथ मिलाकर प्रश्न इस प्रकार बनता है:

अपने किसी पुराने ग्राहक को ईमेल लिखकर बताएं कि आपूर्तिकर्ता के पास स्टॉक की समस्या के कारण उनके शिपमेंट में चार दिन की देरी हो गई है। ईमेल का लहजा शांत, सीधा और ज़िम्मेदारी भरा होना चाहिए। इसे 150 शब्दों से कम रखें। इसमें संशोधित डिलीवरी तिथि, रिफंड का विकल्प और सहायता संपर्क नंबर शामिल करें।

वह निर्देश लगभग हमेशा "विलंबित ईमेल लिखें" की तुलना में बेहतर परिणाम देगा।

आप एआई से अपने उत्तर को संशोधित करने के लिए भी कह सकते हैं:

• इसे कम औपचारिक बनाएं

• दोहराव को हटाएँ

• स्पष्ट कॉल टू एक्शन जोड़ें

• इसे कार्यकारी अधिकारियों के लिए दोबारा लिखें।

• किसी भी निराधार धारणा की पहचान करें

• मुझे तीन बेहतर विकल्प बताएं

• इस सिफारिश को चुनौती दें

आखिरी वाला विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। एआई को हमेशा आपका समर्थक बनने की ज़रूरत नहीं है। कभी-कभी उसे उस थोड़े चिढ़ाने वाले सहकर्मी की तरह होना चाहिए जो पूछता है, "लेकिन अगर वह धारणा गलत निकली तो क्या होगा?" 🧐

6. ईमेल और कार्यस्थल संचार के लिए एआई का उपयोग कैसे करें

ईमेल से शुरुआत करना अक्सर सबसे आसान होता है।.

जब आपको पता हो कि आप क्या कहना चाहते हैं लेकिन सही शब्द न मिल रहे हों, तो एआई आपकी मदद कर सकता है। यह आपको ऐसे संदेशों से बचने में भी मदद कर सकता है जो बहुत सीधे-सादे, बहुत अस्पष्ट या ज़रूरत से ज़्यादा लंबे हों।.

व्यावहारिक अनुरोधों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• इसे इस तरह से दोबारा लिखें कि यह मैत्रीपूर्ण लेकिन दृढ़ लगे।

• इसे और संक्षिप्त बनाएं

• एक स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें।

• भावनात्मक भाषा को हटा दें

• इसे वरिष्ठ नेतृत्व के लिए उपयुक्त बनाएं

• इसे एक विनम्र अनुवर्ती टिप्पणी में बदलें

• इसे तकनीकी शब्दावली का प्रयोग किए बिना समझाएं।

• विषय पंक्ति के लिए तीन विकल्प बनाएं

संवेदनशील संचार के लिए एआई विशेष रूप से उपयोगी है, लेकिन सावधानी बरतनी चाहिए। प्रदर्शन संबंधी समस्या, शिकायत, कानूनी चिंता या व्यक्तिगत मामले को हल्के-फुल्के मार्केटिंग कैप्शन की तरह नहीं लेना चाहिए।.

संदेश की संरचना के लिए एआई का उपयोग करें, फिर प्रत्येक वाक्य की समीक्षा करें।.

खुद से पूछें:

• क्या यह सही है?

• क्या यह मेरी आवाज़ जैसी लगती है?

• क्या इस वाक्य का गलत अर्थ निकाला जा सकता है?

• क्या यह लहजा रिश्ते के लिए उपयुक्त है?

• क्या इसमें ऐसी निजी जानकारी शामिल है जिसे दर्ज नहीं किया जाना चाहिए था?

• क्या मैं इसके नीचे अपना नाम डालने में सहज महसूस करता हूँ?

वह आखिरी सवाल सबसे सरल गुणवत्ता नियंत्रण परीक्षण है। अगर आपको उस पर हस्ताक्षर करने में संकोच हो, तो उसे न भेजें।.

7. वास्तविक परिणाम देने वाली बैठकों के लिए एआई का उपयोग

बैठकों से बहुत सारी जानकारी मिलती है, लेकिन किसी तरह से, हमेशा स्पष्टता नहीं मिल पाती।.

एआई किसी मीटिंग से पहले, मीटिंग के दौरान और मीटिंग के बाद मदद कर सकता है।.

बैठक से पहले

एआई का उपयोग करके:

• एजेंडा बनाएं

• मुख्य प्रश्नों की पहचान करें

• पृष्ठभूमि संबंधी जानकारी का सारांश प्रस्तुत करें

• बातचीत के लिए मुख्य बिंदु तैयार करें

• आपत्तियों का पूर्वानुमान लगाएं

• निर्णय रूपरेखा का मसौदा तैयार करें

एक व्यावहारिक सुझाव यह हो सकता है:

“ग्राहकों को जोड़ने में देरी के बारे में एक बैठक के लिए 30 मिनट का एजेंडा तैयार करें। इसका लक्ष्य मुख्य बाधा की पहचान करना, एक ज़िम्मेदार व्यक्ति पर सहमति बनाना और इस सप्ताह के लिए दो कार्य योजनाओं का चयन करना है।”

बैठक के बाद

एआई नोट्स या ट्रांसक्रिप्ट को निम्नलिखित में बदल सकता है:

• प्रमुख निर्णय

• एक्शन आइटम्स

• मालिकों

• समय सीमा

• खुले प्रश्न

• जोखिम

• अनुवर्ती ईमेल

आउटपुट पर आँख बंद करके भरोसा न करें। मीटिंग की ट्रांसक्रिप्ट में गलतियाँ हो सकती हैं, वक्ताओं की आवाज़ अस्पष्ट हो सकती है, चुटकुले प्रतिबद्धताओं जैसे लग सकते हैं, और प्रतिबद्धताएँ भी चुटकुले जैसी लग सकती हैं।.

इसे साझा करने से पहले सारांश की समीक्षा कर लें।.

एक अच्छी पद्धति यह है कि एआई से जानकारी को तीन समूहों में अलग करने के लिए कहा जाए:

1. पुष्ट निर्णय

2. प्रस्तावित विचार

3. अनसुलझे प्रश्न

इससे अधूरी चर्चा वाले सुझाव रातोंरात आधिकारिक नीति बनने से बच जाते हैं।.

8. आत्मविश्वास से भरी बेतुकी बातें पैदा किए बिना अनुसंधान के लिए एआई का उपयोग करना

एआई आपको शोध शुरू करने, किसी विषय को व्यवस्थित करने और जांच के लायक क्षेत्रों की पहचान करने में मदद कर सकता है।.

यह:

• अपरिचित शब्दावली की व्याख्या करें

• शोध प्रश्न उत्पन्न करें

• अवधारणाओं की तुलना करें

• श्रेणियों का सुझाव दें

• रूपरेखा तैयार करें

• आपके द्वारा दी गई जानकारी का सारांश प्रस्तुत करें।

• मान्यताओं की पहचान करें

• साक्षात्कार के प्रश्न बनाएं

• छूटे हुए दृष्टिकोणों को उजागर करें

लेकिन इसे आपके लिए सत्य का एकमात्र स्रोत नहीं बनना चाहिए।.

एआई गलत विवरण, मनगढ़ंत उदाहरण, पुरानी जानकारीया ऐसे बयान दे सकता है जो वास्तविकता से कहीं अधिक निश्चित प्रतीत होते हैं।

कार्यस्थल संबंधी शोध के लिए, एआई का उपयोग मानचित्र निर्माता के रूप में करें, न कि स्वयं क्षेत्र के रूप में।.

एक व्यावहारिक प्रक्रिया कुछ इस प्रकार दिखती है:

1. एआई से विषय की रूपरेखा तैयार करने के लिए कहें।.

2. महत्वपूर्ण दावों की पहचान करें।.

3. विश्वसनीय आंतरिक या बाहरी जानकारी का उपयोग करके महत्वपूर्ण तथ्यों की पुष्टि करें।.

4. एआई से सत्यापित निष्कर्षों को व्यवस्थित करने के लिए कहें।.

5. अंतिम परिणाम की सटीकता और पूर्वाग्रह की समीक्षा करें।.

आप एआई को अनिश्चितता दिखाने के लिए भी प्रेरित कर सकते हैं:

• इस उत्तर के कौन से भाग अविश्वसनीय हो सकते हैं?

• आप किन धारणाओं पर विचार कर रहे हैं?

• मुझे किन तथ्यों की पुष्टि करनी चाहिए?

• कौन सी जानकारी इस सिफारिश को बदल सकती है?

• मुझे इस निष्कर्ष के विरुद्ध सबसे सशक्त तर्क दीजिए।.

ये संकेत एआई को अचूक नहीं बनाएंगे, लेकिन ये अधिक सावधानीपूर्वक सोचने को प्रोत्साहित करते हैं।.

9. डेटा, रिपोर्ट और स्प्रेडशीट के लिए एआई का उपयोग कैसे करें

एआई संख्याओं को समझना आसान बना सकता है, खासकर उन लोगों के लिए जो सारा दिन स्प्रेडशीट में काम नहीं करते हैं।.

यह आपकी मदद कर सकता है:

• सूत्रों की व्याख्या करें

• स्प्रेडशीट संरचनाओं का सुझाव दें

• डेटा को वर्गीकृत करें

• रुझानों का सारांश प्रस्तुत करें

• आंकड़ों को लिखित टिप्पणी में बदलें

• संभावित विसंगतियों की पहचान करें

• चार्ट अनुशंसाएँ बनाएँ

• रिपोर्ट के मसौदा अनुभाग

• तकनीकी निष्कर्षों को व्यावसायिक भाषा में अनुवादित करें

उदाहरण के लिए, पूछने के बजाय:

“इस डेटा का क्या मतलब है?”

कोशिश करना:

“इस मासिक बिक्री तालिका की समीक्षा करें। तीन सबसे बड़े परिवर्तनों की पहचान करें, संभावित स्पष्टीकरण सुझाएं और उन प्रश्नों की सूची बनाएं जो मुझे निष्कर्ष निकालने से पहले पूछने चाहिए।”

वह समापन वाक्य महत्वपूर्ण है। डेटा शायद ही कभी खुद को स्पष्ट करता है।.

बिक्री में गिरावट कम मांग, रिकॉर्ड की कमी, मौसमी पैटर्न, मूल्य निर्धारण में बदलाव, अनुबंध में देरी, या किसी के द्वारा गलती से गलत कॉलम में मान पेस्ट करने के कारण हो सकती है। स्प्रेडशीट में शांत दिखने के बावजूद छोटी-मोटी गड़बड़ियां पैदा करने की क्षमता होती है।.

कभी भी एआई को केवल पेस्ट किए गए डेटासेट के आधार पर उच्च प्रभाव वाले वित्तीय, परिचालन या स्टाफिंग संबंधी निर्णय लेने की अनुमति न दें।.

जाँच करना:

• क्या डेटा पूर्ण है?

• क्या इकाइयाँ सही हैं?

• क्या श्रेणियां सुसंगत हैं?

• क्या लुप्त मान मायने रखते हैं?

• क्या एआई ने व्यावसायिक संदर्भ को गलत समझा?

• क्या सहसंबंध को कारण-कार्य संबंध के रूप में माना जा रहा है?

एआई व्याख्या की प्रक्रिया को तेज कर सकता है। जवाबदेही अभी भी इंसानों की ही है।.

10. गोपनीय और संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा 🔐

किसी भी एआई टूल में कार्यस्थल की जानकारी दर्ज करने से पहले, अपने संगठन के नियमों को समझ लें।

यह मानकर न चलें कि हर एआई प्लेटफॉर्म गोपनीय डेटा के लिए स्वीकृत है।.

संवेदनशील जानकारी में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• ग्राहक रिकॉर्ड

• कर्मचारी जानकारी

• पासवर्ड या एक्सेस क्रेडेंशियल

• चिकित्सा विवरण

• कानूनी दस्तावेजों

• वित्तीय डेटा

• अप्रकाशित उत्पाद योजनाएँ

• आंतरिक रणनीति

• स्वामित्व कोड

• अनुबंध की शर्तें

• व्यक्तिगत रूप से पहचान योग्य जानकारी

जहां तक ​​संभव हो, पहचान संबंधी विवरण हटा दें।.

दर्ज करने के बजाय:

"मैनचेस्टर ऑपरेशंस टीम में जॉर्डन स्मिथ के लिए एक परफॉर्मेंस रिव्यू लिखें, जो एक्मे अनुबंध की समय सीमा चूक गए।"

कुछ इस तरह इस्तेमाल करें:

“एक ऐसे ऑपरेशन कर्मचारी के लिए परफॉर्मेंस रिव्यू लिखें जिसने क्लाइंट को दी गई महत्वपूर्ण डेडलाइन को पूरा नहीं किया। फीडबैक तथ्यात्मक, रचनात्मक और अगले कदमों पर केंद्रित होना चाहिए।”

जानकारी को गुमनाम बनाने से जोखिम कम होता है, साथ ही एआई को संरचना में मदद करने की अनुमति भी मिलती है।

यह भी जांच लें कि क्या आपका संगठन एक अनुमोदित एंटरप्राइज एआई सिस्टम प्रदान करता है। इन उपकरणों में बेहतर डेटा नियंत्रण, एक्सेस प्रबंधन और आंतरिक नीतियां शामिल हो सकती हैं।.

सुविधा के लिए ऐसी जानकारी को उजागर करना सही बहाना नहीं है जिसे गोपनीय रखा जाना चाहिए। यह कोई नवाचार नहीं है। यह तो बस ऑफिस की फाइलिंग कैबिनेट को बारिश में खुला छोड़ने जैसा है।.

11. वे कौन से मामले हैं जहां एआई को अंतिम निर्णय नहीं लेना चाहिए?

एआई किसी निर्णय में सहायता कर सकता है, लेकिन कुछ निर्णयों के लिए शुरू से अंत तक मानवीय जिम्मेदारी की।

इन बातों का विशेष ध्यान रखें:

• भर्ती और बर्खास्तगी

• कर्मचारी अनुशासन

• चिकित्सा संबंधी निर्णय

• कानूनी सलाह

• क्रेडिट या वित्तीय अनुमोदन

• सुरक्षा-महत्वपूर्ण कार्य

• अनुपालन निर्णय

• प्रदर्शन स्कोरिंग

• संवेदनशील ग्राहक विवाद

• भेदभाव या निष्पक्षता से जुड़े निर्णय

कृत्रिम बुद्धिमत्ता साक्ष्यों का सारांश प्रस्तुत करने, प्रश्नों की पहचान करने या परिदृश्यों की तुलना करने में सहायता कर सकती है। लेकिन इसे योग्य मानवीय पर्यवेक्षण के बिना अंतिम निर्णय लेने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।.

क्यों? क्योंकि कृत्रिम बुद्धिमत्ता परिणामों को उस तरह नहीं समझती जिस तरह मनुष्य समझते हैं। यह पैटर्न को तो समझ सकती है, लेकिन इसमें जिम्मेदारी, सहानुभूति, पेशेवर कर्तव्य या वास्तविक जीवन की समझ नहीं होती।.

यह उदाहरणों, ऐतिहासिक आंकड़ों या प्रश्न पूछने के तरीके में छिपे पूर्वाग्रह को भी पुन: उत्पन्न कर सकता है।

एक अच्छा नियम यह है:

किसी व्यक्ति के अधिकारों, आजीविका, सुरक्षा या भविष्य पर जितना अधिक प्रभाव पड़ता है, एआई का नियंत्रण उतना ही कम होना चाहिए।.

वह नियम दिखावटी नहीं है, लेकिन वह कारगर है।.

12. प्रबंधक बिना घबराहट पैदा किए एआई को कैसे लागू कर सकते हैं

जब नेता एआई को गलत तरीके से लागू करते हैं, तो कर्मचारियों को अक्सर एक ही संदेश मिलता है:

"हमें एक ऐसी मशीन मिल गई है जो आपकी जगह ले सकती है।"

भले ही ऐसा इरादा न हो, अस्पष्ट संचार से चिंता पैदा होती है।.

बेहतर तरीका यह है कि इसे समझाया जाए:

• कृत्रिम बुद्धिमत्ता को क्यों पेश किया जा रहा है?

• यह किन कार्यों में सहायता कर सकता है?

• कौन से कार्य अभी भी मानव नेतृत्व में हैं?

• कर्मचारी कौन सा डेटा दर्ज कर सकते हैं

• किस समीक्षा की आवश्यकता है?

• गलतियों की रिपोर्ट कैसे करें

• सफलता का मापन कैसे किया जाएगा

• किस प्रकार का प्रशिक्षण प्रदान किया जाएगा?

प्रबंधकों को बड़े-बड़े वादों के बजाय व्यावहारिक उदाहरणों पर ध्यान देना चाहिए ।

उदाहरण के लिए:

“हम ग्राहकों को नियमित रूप से दिए जाने वाले जवाबों के शुरुआती ड्राफ्ट तैयार करने के लिए एआई का उपयोग कर रहे हैं। प्रत्येक जवाब की समीक्षा एक सपोर्ट एजेंट द्वारा की जाएगी।”

यह उससे कहीं अधिक स्पष्ट है:

हम अगली पीढ़ी की बुद्धिमत्ता के माध्यम से ग्राहक अनुभव को बेहतर बना रहे हैं।

दूसरा वाक्य महंगा लगता है और उसका लगभग कोई मतलब नहीं है।.

टीमों को सुरक्षित सीमाओं के भीतर प्रयोग करने की अनुमति भी दी जानी चाहिए। काम करने वाले कर्मचारी अक्सर सर्वोत्तम उपयोग के मामलों की पहचान कर लेते हैं क्योंकि वे ठीक से जानते हैं कि कौन सी प्रक्रियाएं दोहराव वाली, निराशाजनक हैं और एक ही स्प्रेडशीट पर टिकी हुई हैं।.

13. इस सप्ताह की शुरुआत के लिए एक सरल रूपरेखा

चीजों को ज्यादा जटिल बनाए बिना एआई का उपयोग शुरू करने के लिए, एक कम जोखिम वाला कार्य चुनें।.

चरण 1: एक दोहराव वाला कार्य खोजें

ऐसा काम ढूंढें जिसे आप सप्ताह में कई बार कर सकें।.

उदाहरण:

• अनुवर्ती ईमेल लिखना

• बैठकों का सारांश

• रिपोर्टों को प्रारूपित करना

• एजेंडा बनाना

• सामग्री को फिर से लिखना

• नोट्स व्यवस्थित करना

चरण 2: एक सार्थक परिणाम परिभाषित करें

सफलता का अर्थ क्या है, यह तय करें।.

हो सकता है कि आप ड्राफ्टिंग का समय कम करना चाहते हों, एकरूपता में सुधार करना चाहते हों, गलतियों को कम करना चाहते हों या स्पष्ट कार्यसूची बनाना चाहते हों।.

चरण 3: एक पुन: प्रयोज्य प्रॉम्प्ट बनाएं

एक ऐसा प्रॉम्प्ट लिखें जिसमें कार्य, संदर्भ, लक्षित दर्शक, प्रारूप और सीमाएं शामिल हों।.

इसे किसी ऐसी जगह पर सेव करें जहां से इसे आसानी से एक्सेस किया जा सके।.

चरण 4: प्रत्येक आउटपुट की समीक्षा करें

तथ्यों, लहजे, गोपनीयता और प्रासंगिकता की जांच करें।.

गति को गुणवत्ता के साथ भ्रमित न करें।.

चरण 5: प्रॉम्प्ट को बेहतर बनाएं

ध्यान दें कि एआई क्या गलतियां करता है।.

स्पष्ट निर्देश जोड़ें। उदाहरण दें। अस्पष्टता दूर करें। एक अलग संरचना का अनुरोध करें।.

चरण 6: परिणाम मापें

क्या इससे समय की बचत हुई? क्या गुणवत्ता में सुधार हुआ? क्या इससे संपादन का अतिरिक्त काम बढ़ गया?

कुछ एआई वर्कफ़्लो देखने में प्रभावशाली लगते हैं लेकिन उनसे लगभग कोई बचत नहीं होती। वहीं कुछ अन्य चुपचाप हर सप्ताह एक घंटे की परेशानी को दूर कर देते हैं।.

दूसरे प्रकार को रखें।.

14. कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करते समय लोग आमतौर पर कौन सी गलतियाँ करते हैं?

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग कैसे करें, यह समझने का अर्थ यह भी जानना है कि क्या नहीं करना चाहिए।

अस्पष्ट निर्देश देना

कमजोर इनपुट से सामान्य आउटपुट प्राप्त होता है।.

संदर्भ, उदाहरण, सीमाएं और एक स्पष्ट लक्ष्य शामिल करें।.

पहली प्रतिक्रिया पर भरोसा करना

पहला उत्तर एक मसौदा है, कोई अटल आदेश नहीं।.

संशोधन के लिए अनुरोध करें।.

बिना संपादन के कॉपी करना

कृत्रिम बुद्धिमत्ता से तैयार की गई रचना देखने में तो आकर्षक लग सकती है, लेकिन उसमें खोखलापन हो सकता है। उसमें वास्तविक विवरण जोड़ें, सामान्य वाक्यांश हटाएँ और उसे मानवीय स्पर्श दें।.

गोपनीय डेटा साझा करना

अनधिकृत सिस्टम में संवेदनशील जानकारी पेस्ट न करें।.

हर चीज के लिए एआई का उपयोग करना

कुछ कार्यों को स्वयं पूरा करना अधिक तेज़ होता है।.

आपको "धन्यवाद, मैं आज इसकी समीक्षा करूंगा" लिखने के लिए छह पैराग्राफ वाले एआई प्रॉम्प्ट की आवश्यकता नहीं है।

जब खुलासा जरूरी हो तब एआई के उपयोग को छिपाना

कुछ संगठनों, ग्राहकों या उद्योगों को पारदर्शिता की आवश्यकता होती है। संबंधित नीति का पालन करें।

एआई आउटपुट को वस्तुनिष्ठ मानना

कृत्रिम बुद्धिमत्ता विभिन्न पैटर्न और मान्यताओं को दर्शाती है। यह स्वतः तटस्थ नहीं होती।.

एक दोषपूर्ण प्रक्रिया को स्वचालित करना

किसी खराब प्रक्रिया को तेज़ करने से वह अच्छी नहीं बन जाती। इससे तो बस अविश्वसनीय गति से गलतियाँ उत्पन्न होती हैं 💨

इसे स्वचालित करने से पहले वर्कफ़्लो को ठीक करें।.

15. एआई की ऐसी आदत विकसित करना जो लंबे समय तक बनी रहे

कार्यस्थल पर एआई के साथ सहज होने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि इसका नियमित रूप से छोटे, विशिष्ट कार्यों के लिए उपयोग किया जाए।.

एक या दो दोहराए जाने योग्य गतिविधियों से शुरुआत करें।.

उदाहरण के लिए:

• हर सोमवार को, अपनी प्राथमिकताओं को व्यवस्थित करने के लिए एआई का उपयोग करें।.

• मीटिंग के बाद, नोट्स को एक्शन आइटम में बदलें।.

• लंबा ईमेल भेजने से पहले, एआई से उसे छोटा करने के लिए कहें।.

• जब कोई निर्णय लेना हो, तो उससे जुड़ी धारणाओं और प्रतिवादों के बारे में पूछें।.

• किसी परियोजना के अंत में, सीखे गए सबक को व्यवस्थित करने के लिए एआई का उपयोग करें।.

कुछ सुझाव तैयार । समय के साथ, आपको यह समझ आ जाएगा कि कौन से सुझाव कारगर हैं, कौन से कार्य उपयुक्त हैं, और कहाँ मानवीय निर्णय सबसे ज़्यादा मायने रखता है।

आपको यह भी सीखने को मिलेगा कि एआई का उपयोग कब नहीं करना चाहिए।.

यह भी एआई साक्षरता का ही एक हिस्सा है।.

लक्ष्य एआई का अधिकतम उपयोग नहीं है। लक्ष्य बेहतर काम करना है।.

एक व्यावहारिक समापन टिप्पणी

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करना सीखने का मुख्य उद्देश्य स्पष्ट रूप से काम सौंपना सीखना है।

कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) लेखन, सारांश, अनुकूलन, आयोजन, व्याख्या और अन्वेषण के लिए उपयोगी है। यह दोहराव वाले प्रयासों को कम कर सकती है और आपको एक खाली पृष्ठ से व्यावहारिक प्रथम संस्करण तक बहुत तेजी से पहुंचने में मदद कर सकती है।.

लेकिन इसकी सीमाएं होनी चाहिए।.

गोपनीय जानकारी की सुरक्षा करें। महत्वपूर्ण दावों की पुष्टि करें। संवेदनशील संचार की समीक्षा करें। महत्वपूर्ण निर्णयों के लिए मनुष्यों को ही जिम्मेदार रखें। और कृपया, ऐसी प्रक्रिया को स्वचालित करने के प्रलोभन से बचें जिसे कोई नहीं समझता।.

छोटे स्तर से शुरुआत करें। एक ऐसा काम चुनें जो उबाऊ हो और जिसे बार-बार दोहराया जा सके। एआई को स्पष्ट निर्देश दें, परिणाम की समीक्षा करें और प्रक्रिया को परिष्कृत करें।.

सही तरीके से इस्तेमाल किए जाने पर, एआई काम को कम मानवीय नहीं बनाता। बल्कि यह काम के उन पहलुओं के लिए अधिक जगह बनाता है जिनमें इंसानों की सबसे पहले आवश्यकता होती है - जैसे कि निर्णय लेने की क्षमता, विश्वास, ध्यान, सहानुभूति और यह पहचानने की क्षमता कि कब कोई बैठक पूरी तरह से पटरी से उतर गई है।. 

व्यावहारिक उदाहरण: मीटिंग नोट्स को विश्वसनीय कार्य योजनाओं में बदलना

परिदृश्य

माया एक बढ़ती हुई सॉफ्टवेयर कंपनी में ग्राहक ऑनबोर्डिंग का प्रबंधन करती हैं। वह हर हफ्ते तीन प्रोजेक्ट मीटिंग में भाग लेती हैं, लोगों के बोलते समय मोटे-मोटे नोट्स लेती हैं और बाद में उन नोट्स को फॉलो-अप ईमेल में बदल देती हैं।.

यह कार्य दोहराव वाला है, लेकिन इसमें कुछ जोखिम भी है। प्रस्तावित समय सीमा को आसानी से स्वीकृत समय सीमा समझ लिया जा सकता है, जबकि एक सामान्य सुझाव अनजाने में किसी की सौंपी गई ज़िम्मेदारी बन सकता है। इसलिए, उद्देश्य यह नहीं है कि एआई यह तय करे कि क्या हुआ। बल्कि, एआई का उपयोग नोट्स को व्यवस्थित करने के लिए किया जाना है, जबकि माया सारांश साझा करने से पहले प्रत्येक निर्णय, व्यक्ति और तिथि की पुष्टि करती है।.

सहायक को क्या चाहिए

माया निम्नलिखित सुविधाएं प्रदान करती है:

• उनकी गुमनाम रूप से रखी गई बैठक की टिप्पणियाँ या एक अनुमोदित प्रतिलेख

• बैठक का उद्देश्य

• उपस्थित लोगों की सूची और उनकी भूमिकाएँ

• आवश्यक आउटपुट प्रारूप

• एक नियम जिसमें कहा गया है कि लापता मालिकों या समय-सीमाओं को मनगढ़ंत बनाने के बजाय चिह्नित किया जाना चाहिए।

• पुष्ट निर्णयों, प्रस्तावित विचारों और अनसुलझे प्रश्नों के बीच स्पष्ट अंतर।

• गोपनीय जानकारी को संभालने के लिए उनकी कंपनी द्वारा स्वीकृत विधि

कुछ भी अपलोड करने से पहले, वह ग्राहकों के नाम, व्यक्तिगत विवरण, एक्सेस क्रेडेंशियल और व्यावसायिक रूप से संवेदनशील जानकारी हटा देती है, जब तक कि एआई सिस्टम को उस डेटा को संभालने के लिए विशेष रूप से अनुमोदित न किया गया हो।.

उदाहरण निर्देश

नीचे दिए गए मीटिंग नोट्स को एक संक्षिप्त अनुवर्ती सारांश में बदलें।.

उत्तर को निम्नलिखित शीर्षकों के अंतर्गत व्यवस्थित करें:

1. पुष्ट निर्णय

2. एक्शन आइटम्स

3. प्रस्तावित विचार

4. अनसुलझे प्रश्न

5. जोखिम या निर्भरताएँ

प्रत्येक कार्य मद के लिए, कार्य, स्वामी और समयसीमा शामिल करें। यदि स्वामी या समयसीमा पर स्पष्ट रूप से सहमति नहीं बनी है, तो 'पुष्टि नहीं हुई' लिखें। प्रतिबद्धताओं का अनुमान न लगाएं या मनगढ़ंत विवरण न दें।.

सारांश को 350 शब्दों से कम रखें। स्पष्ट और निष्पक्ष भाषा का प्रयोग करें जो बैठक में उपस्थित सभी लोगों के लिए उपयुक्त हो।.

समाप्त करने से पहले, उन सभी कथनों को सूचीबद्ध करें जो अस्पष्ट हैं या जिनकी जाँच की आवश्यकता हो सकती है।

अच्छा बनाम बुरा परिणाम

एक कमजोर कार्य योजना इस प्रकार हो सकती है:

"सैम शुक्रवार तक ऑनबोर्डिंग गाइड को अपडेट कर देगा।"

यह बात स्पष्ट लगती है, लेकिन अगर नोट्स में केवल यह बताया गया है कि सैम गाइड की समीक्षा कर सकता है और कोई समय सीमा तय नहीं की गई है, तो यह असुरक्षित है।.

इसका बेहतर संस्करण इस प्रकार होगा:

“ऑनबोर्डिंग गाइड की समीक्षा करें - प्रस्तावित स्वामी: सैम; समय सीमा: अभी तक पुष्टि नहीं हुई है।”

दूसरा संस्करण चर्चा को चुपचाप प्रतिबद्धता में बदलने के बजाय अनिश्चितता को बरकरार रखता है।.

इसका परीक्षण कैसे करें

माया छह पिछली मुलाकातों का उपयोग करके एक छोटा परीक्षण समूह बनाती है, जिनके परिणाम वह पहले से ही जानती है।.

वह जांच करती है कि सहायक:

• निर्णयों को सुझावों से अलग करता है

• नाम, तारीख और समयसीमा की सटीक प्रतिलिपि बनाता है।

• अधूरी जानकारी को अपुष्ट के रूप में चिह्नित करता है

• उन कार्यों को सौंपने से बचें जिन पर कभी सहमति नहीं बनी थी।

• इसमें महत्वपूर्ण अनसुलझे प्रश्न शामिल हैं

• एक ऐसा सारांश तैयार करता है जिसे दूसरा प्रतिभागी समझ सके।

• इनपुट से गोपनीय विवरण हटा दिए गए हैं

वह जानबूझकर कुछ अपवाद भी जोड़ती है:

• एक प्रतिभागी किसी कार्य को पूरा करने के बारे में मजाक करता है

• दो लोग स्वामित्व पर चर्चा करते हैं लेकिन किसी समझौते पर नहीं पहुँच पाते।

• किसी ने दो संभावित समयसीमाओं का उल्लेख किया।

• प्रतिलेख में एक टिप्पणी गलत वक्ता को सौंपी गई है।

• बैठक में बाद में एक निर्णय को पलट दिया जाता है।

• कार्य पर सहमति हो गई है, लेकिन किसी मालिक का नाम नहीं बताया गया है।

कार्यप्रवाह तभी सफल होता है जब माया प्रत्येक निर्णय और कार्रवाई को मूल नोट्स से जोड़कर देख सके।.

परिणाम

उदाहरण स्वरूप परिणाम: माया दो सप्ताहों में छह मीटिंग सारांशों पर इस प्रक्रिया का परीक्षण करती है।

पहले उनकी मैन्युअल प्रक्रिया में प्रति मीटिंग औसतन 18 मिनट लगते थे। AI की मदद से, पहला ड्राफ्ट तैयार करने में लगभग 2 मिनट लगते हैं, जिसके बाद जाँच और संपादन में औसतन 7 मिनट लगते हैं। इससे प्रति मीटिंग कुल समय 18 मिनट से घटकर 9 मिनट हो जाता है।.

छह बैठकों के दौरान, उदाहरण के तौर पर बचत इस प्रकार है:

• पिछला कुल योग: 6 × 18 मिनट = 108 मिनट

• एआई की सहायता से कुल समय, समीक्षा सहित: 6 × 9 मिनट = 54 मिनट

• उदाहरण के तौर पर बचाए गए समय का मान: 54 मिनट

छह सारांशों में से पांच एक समीक्षा के बाद स्वीकृति मानदंड को पूरा करते हैं। शेष सारांश को दूसरी समीक्षा की आवश्यकता है क्योंकि प्रतिलेख में दो वक्ताओं के बीच भ्रम की स्थिति उत्पन्न हो गई है।.

ये आंकड़े बताए गए परीक्षण सेटअप पर आधारित एक अनुमानित उदाहरण हैं, न कि कंपनी द्वारा प्रकाशित कोई परिणाम। नमूना छोटा है, बैठकों की जटिलता भिन्न हो सकती है, और गणना में समीक्षा का समय शामिल है, लेकिन प्रतिलेखों को साफ करने या गुमनाम करने के लिए आवश्यक समय शामिल नहीं है।.

क्या गलत हो सकता है?

सहायक निम्नलिखित कार्य कर सकता है:

• किसी अनिर्धारित कार्य के लिए काल्पनिक स्वामी की कल्पना करें

• सुझाई गई तिथि को अंतिम समय सीमा मान लें।

• अप्रत्यक्ष रूप से व्यक्त किए गए निर्णय को अनदेखा करना

• किसी टिप्पणी का श्रेय गलत व्यक्ति को देना

• एक सुव्यवस्थित सारांश तैयार करें जो अनिश्चितता को छुपाए रखे।

• नोट्स में शामिल संवेदनशील जानकारी को सुरक्षित रखें।

• यदि मीटिंग टेम्पलेट में बदलाव होता है तो पुराने निर्देशों का पालन करें।

सबसे बड़ी गलती सारांश को बिना जांचे भेजना होगा। धाराप्रवाह होना इस बात का प्रमाण नहीं है कि रिकॉर्ड सटीक है।.

इसलिए माया प्रत्येक कार्यसूची की तुलना मूल नोट्स से करती है, अस्पष्ट प्रतिबद्धताओं की पुष्टि संबंधित व्यक्ति से करती है और संदर्भ के लिए मूल नोट्स को सुरक्षित रखती है। संवेदनशील या विवादित मामलों को सहायक को सौंपने के बजाय स्वयं ही निपटाया जाता है।.

व्यावहारिक निष्कर्ष

यहां एआई का महत्व इसलिए है क्योंकि यह मौजूदा जानकारी को एक स्पष्ट संरचना में बदल देता है। यह लिए गए निर्णयों की पुष्टि करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का स्थान नहीं लेता है।.

एक सुरक्षित कार्यप्रवाह सरल है: स्पष्ट नियम प्रदान करें, संवेदनशील जानकारी हटा दें, एआई को अनिश्चितता प्रदर्शित करने की आवश्यकता रखें, इसे ज्ञात उदाहरणों के विरुद्ध परीक्षण करें, और दावा की गई किसी भी समय बचत में मानवीय समीक्षा को शामिल करें।.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

शुरुआती लोग कार्यस्थल पर एआई का सुरक्षित रूप से उपयोग कैसे शुरू कर सकते हैं?

किसी एक ही, दोहराव वाले और कम जोखिम वाले कार्य से शुरुआत करें, जैसे कि अनुवर्ती ईमेल तैयार करना, नोट्स का सारांश बनाना, एजेंडा बनाना या मौजूदा सामग्री को पुनर्व्यवस्थित करना। AI को स्पष्ट निर्देश दें, फिर सटीकता, लहजे, गोपनीयता और प्रासंगिकता के लिए परिणाम की समीक्षा करें। संवेदनशील जानकारी दर्ज करने से बचें, जब तक कि आपके संगठन ने उस डेटा को संभालने के लिए टूल को मंजूरी न दी हो।.

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करके किन कार्यों को स्वचालित करना सबसे अच्छा है?

प्रारंभिक मसौदा तैयार करने, मौजूदा जानकारी को संशोधित करने और बुनियादी विश्लेषण को व्यवस्थित करने में एआई अच्छा प्रदर्शन करता है। उपयुक्त कार्यों में दस्तावेज़ों को फिर से लिखना, बैठकों की कार्यवाही निकालना, प्रतिक्रियाओं को समूहित करना, स्प्रेडशीट के रुझानों की व्याख्या करना और चेकलिस्ट तैयार करना शामिल हैं। यह रोजगार, कानूनी मामलों, सुरक्षा, वित्त, स्वास्थ्य सेवा या निष्पक्षता से जुड़े उच्च-प्रभाव वाले निर्णयों के लिए कम उपयुक्त है।.

मैं अपने काम के लिए एक अच्छा एआई प्रॉम्प्ट कैसे लिखूं?

एक प्रभावी कार्यस्थल प्रॉम्प्ट कार्य, संदर्भ, लक्षित समूह, वांछित प्रारूप और आवश्यक विवरण स्पष्ट करता है। सामान्य सहायता मांगने के बजाय, आपको जो विशिष्ट परिणाम चाहिए उसका वर्णन करें और शब्द संख्या या लहजे जैसी किसी भी सीमा को बताएं। आप AI से दोहराव हटाने, अनुमानों की पहचान करने या सत्यापन की आवश्यकता वाली जानकारी को चिह्नित करने के लिए कहकर प्रतिक्रिया को और परिष्कृत कर सकते हैं।.

मैं रोबोटिक लगे बिना ईमेल के लिए एआई का उपयोग कैसे कर सकता हूँ?

मूल संदेश, उसका उद्देश्य, प्राप्तकर्ता के साथ आपका संबंध और इच्छित लहजा प्रदान करें। ईमेल को संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण, दृढ़ या किसी विशिष्ट श्रोता समूह के लिए उपयुक्त बनाने के लिए AI से अनुरोध करें। भेजने से पहले, ठोस विवरण जोड़ें, सामान्य शब्दों को हटा दें और सुनिश्चित करें कि आपके नाम से लिखा गया प्रत्येक वाक्य स्वाभाविक लगे।.

एआई द्वारा तैयार किए गए मीटिंग नोट्स की समीक्षा कैसे की जानी चाहिए?

प्रत्येक निर्णय, कार्रवाई, मालिक और समयसीमा की तुलना मूल नोट्स या स्वीकृत प्रतिलेख से करें। एआई को पुष्ट निर्णयों को प्रस्तावित विचारों और अनसुलझे प्रश्नों से अलग करने के लिए बाध्य करें। अनुपलब्ध जानकारी को अनुमान के बजाय "पुष्टि नहीं हुई" के रूप में चिह्नित किया जाना चाहिए, विशेष रूप से तब जब वक्ताओं ने संभावित मालिकों या तिथियों पर चर्चा की हो लेकिन किसी समझौते पर नहीं पहुंचे हों।.

क्या एआई स्प्रेडशीट और व्यावसायिक डेटा का सटीक विश्लेषण कर सकता है?

कृत्रिम बुद्धिमत्ता सूत्रों की व्याख्या कर सकती है, रुझानों का सारांश प्रस्तुत कर सकती है, संभावित विसंगतियों की पहचान कर सकती है और आंकड़ों को लिखित टिप्पणी में बदल सकती है। हालांकि, इसकी व्याख्या स्पष्ट डेटा और पर्याप्त व्यावसायिक संदर्भ पर निर्भर करती है। वित्तीय, परिचालन या भर्ती संबंधी निर्णयों के लिए आउटपुट का उपयोग करने से पहले इकाइयों, लुप्त मानों, श्रेणी की संगति और वैकल्पिक स्पष्टीकरणों की उपलब्धता की जांच अवश्य करें।.

कार्यस्थल की कौन सी जानकारी कभी भी एआई में दर्ज नहीं की जानी चाहिए?

अप्रमाणित सिस्टमों में पासवर्ड, एक्सेस क्रेडेंशियल, ग्राहक रिकॉर्ड, कर्मचारी विवरण, चिकित्सा जानकारी, कानूनी दस्तावेज, मालिकाना कोड, अप्रकाशित योजनाएं या संवेदनशील वित्तीय डेटा दर्ज करने से बचें। जहां तक ​​संभव हो, नाम और पहचान संबंधी विवरण हटा दें। आपके संगठन की डेटा नीति और स्वीकृत एंटरप्राइज़ टूल यह निर्धारित करेंगे कि कौन सी जानकारी सुरक्षित रूप से संसाधित की जा सकती है।.

मैनेजर कर्मचारियों को चिंतित किए बिना कार्यस्थल पर एआई को कैसे लागू कर सकते हैं?

प्रबंधकों को यह स्पष्ट करना चाहिए कि एआई क्यों लागू किया जा रहा है, यह किन कार्यों में सहायक होगा, कौन से कार्य मानव-नेतृत्व वाले रहेंगे और परिणामों की समीक्षा कैसे की जाएगी। उन्हें स्वीकृत डेटा प्रक्रियाओं, प्रशिक्षण, रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं और सफलता के मापदंडों को भी परिभाषित करना चाहिए। ठोस उदाहरण परिवर्तन या बुद्धिमान कार्यप्रवाहों के बारे में अस्पष्ट वादों की तुलना में अधिक विश्वास पैदा करते हैं।.

कार्यस्थल पर एआई का उपयोग करते समय सबसे आम गलतियाँ क्या हैं?

सामान्य गलतियों में अस्पष्ट निर्देश देना, पहले जवाब पर भरोसा करना, बिना संपादन के सामग्री की नकल करना और गोपनीय जानकारी साझा करना शामिल हैं। लोग दोषपूर्ण प्रक्रियाओं को स्वचालित भी कर सकते हैं या एआई आउटपुट को निष्पक्ष मान सकते हैं। बेहतर तरीका यह है कि महत्वपूर्ण दावों की पुष्टि की जाए, कमजोर मसौदों को संशोधित किया जाए, दोहराए जाने योग्य कार्यप्रवाहों का परीक्षण किया जाए और मानवीय जिम्मेदारी स्पष्ट रखी जाए।.

मैं यह कैसे माप सकता हूँ कि एआई वर्कफ़्लो समय बचाता है या नहीं?

इनपुट तैयार करने, जानकारी को गुमनाम बनाने, आउटपुट की जाँच करने और सुधार करने सहित पूरी प्रक्रिया का मापन करें। इस कुल समय और गुणवत्ता की तुलना अपने पिछले कार्यप्रवाह से करें। एक प्रभावी एआई प्रक्रिया को अस्वीकार्य गोपनीयता, सटीकता या जवाबदेही जोखिम पैदा किए बिना प्रयास को कम करना चाहिए या निरंतरता में सुधार करना चाहिए।.

संदर्भ

1. ब्रिटेन सरकार - ब्रिटेन सरकार के लिए कृत्रिम बुद्धिमत्ता संबंधी कार्यप्रणाली - gov.uk

2. राष्ट्रीय मानक एवं प्रौद्योगिकी संस्थान - कृत्रिम बुद्धिमत्ता जोखिम प्रबंधन ढांचा: जनरेटिव कृत्रिम बुद्धिमत्ता - nist.gov

3. सूचना आयुक्त कार्यालय - एआई, डेटा संरक्षण और सार्वजनिक क्षेत्र: एआई नीतियां - ico.org.uk

4. राष्ट्रीय आर्थिक अनुसंधान ब्यूरो - nber.org

5. अमेरिकी समान रोजगार अवसर आयोग - कृत्रिम बुद्धिमत्ता में EEOC की भूमिका क्या है? - eeoc.gov

6. सरकारी संचार सेवा - जीसीएस जनरेटिव एआई नीति - communications.gov.uk

7. OpenAI - AI के साथ निर्माण करने के लिए एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका - openai.com

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