क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा?

संक्षेप में: एआई पूरी तरह से कुशल प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह नहीं ले पाएगा, लेकिन यह उन नियमित और प्रशासनिक कार्यों को संभाल लेगा जिनमें कार्य संरचित, दोहराए जाने योग्य और डेटा-प्रधान होते हैं। पीएम तब भी महत्वपूर्ण बने रहते हैं जब वे अस्पष्ट या अत्यधिक दबाव वाली डिलीवरी स्थितियों में विवेक, जवाबदेही, हितधारकों को प्रभावित करने की क्षमता और मानवीय नेतृत्व प्रदान करते हैं।

मुख्य निष्कर्ष: प्रशासनिक कार्य: जहां भी संभव हो, रिपोर्टिंग, नोट्स, शेड्यूल और नियमित समन्वय को स्वचालित करें।

जवाबदेही: निर्णयों, समझौतों, समस्याओं के समाधान और परिणाम प्राप्ति के लिए मनुष्यों को जिम्मेदार रखें।

मानवीय निर्णय: प्रभाव, बातचीत, मनोबल, अस्पष्टता और संगठनात्मक राजनीति को प्राथमिकता दें।

एआई दक्षता: सही तरीके से प्रॉम्प्ट करना, आउटपुट को सत्यापित करना, डेटा की सुरक्षा करना और सीमाओं का प्रबंधन करना सीखें।

भविष्य का पीएमओ: शोर कम करने, शासन व्यवस्था में सुधार करने और पोर्टफोलियो संबंधी निर्णयों को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए एआई का उपयोग करें।

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1. क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा? संक्षिप्त, थोड़ा अटपटा जवाब

क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा? प्रशासनिक प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए, शायद। लेकिन रणनीतिक, जन-केंद्रित प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए, इसकी संभावना कम है।

एआई पहले से ही नियमित कार्यों को स्वचालित करके, डेटा विश्लेषण में सहायता करके, निर्णय लेने में सहयोग देकर और रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं को गति देकर परियोजना कार्य में बदलाव ला रहा है। पीएमआई एआई को एक ऐसी शक्ति के रूप में देखता है जो परियोजना निष्पादन को सुव्यवस्थित कर सकती है और परियोजना पेशेवरों को सामरिक कार्यान्वयन से अधिक रणनीतिक प्रभाव की ओर ले जा सकती है।

तो प्रतिस्थापन की कहानी "एआई बनाम प्रधानमंत्री" नहीं है। यह कुछ इस तरह है:

• एआई दोहराव वाले प्रोजेक्ट एडमिन कार्यों की जगह ले लेता है।.

• कृत्रिम बुद्धिमत्ता संरचित निर्णय लेने में सहायता करती है।.

• एआई की वजह से कमजोर संचार को छिपाना मुश्किल हो जाता है।.

• एआई से गति और स्पष्टता की अपेक्षाएं बढ़ जाती हैं।.

• एआई उन प्रोजेक्ट मैनेजर्स को पुरस्कृत करता है जो रणनीति, लोगों और प्रणालियों को समझते हैं।.

यह आखिरी बात मायने रखती है। एक औसत दर्जे का प्रधान मंत्री जो केवल अपडेट भेजता है और हर मीटिंग में पूछता है, "कोई रुकावट है?" वह मुश्किल में है। माफ कीजिए, लेकिन हां। एक प्रधान मंत्री जो अधिकारियों को एकजुट कर सकता है, जोखिम का प्रबंधन कर सकता है, टीमों को प्रभावित कर सकता है, अस्पष्टता को संभाल सकता है और व्यावसायिक लक्ष्यों को समन्वित कार्रवाई में बदल सकता है? वह व्यक्ति कम नहीं, बल्कि अधिक मूल्यवान बन जाता है। एक अप्रत्याशित मोड़ में, एआई शायद बेहतरीन प्रधान मंत्रियों को पहचानना आसान बना देगा।.

2. “क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा?” इस सवाल का अच्छा जवाब क्या हो सकता है? 🤔

“क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा?” इस सवाल का अच्छा जवाब देने के लिए पदनाम को काम से अलग करना होगा।

परियोजना प्रबंधन कोई एक चीज नहीं है। यह कार्यों का एक समूह है, जिसमें शामिल हैं:

• योजना बनाना

• निर्धारण

• बजट ट्रैकिंग

• जोखिम प्रबंधन

• हितधारकों के साथ संचार

• बैठक सुविधा

• युद्ध वियोजन

• संसाधन समन्वय

• रिपोर्टिंग

• निर्णय समर्थन

• परिवर्तन प्रबंधन

• विक्रेता और निर्भरता प्रबंधन

• समूह नेतृत्व

इनमें से कई कामों में एआई मदद कर सकता है। कुछ कामों में तो यह आश्चर्यजनक रूप से अच्छा प्रदर्शन कर सकता है। इसे मीटिंग के नोट्स दीजिए और यह निर्णयों का सारांश तैयार कर देगा। इसे जोखिमों का एक जटिल लॉग दीजिए और यह मुद्दों को वर्गीकृत कर देगा। इसे हितधारकों के लिए अपडेट तैयार करने को कहिए और यह एक अच्छा, शायद कुछ ज़्यादा ही परिष्कृत, दस्तावेज़ बना देगा, जैसे कोई होटल की लॉबी रणनीति दस्तावेज़ होने का दिखावा कर रही हो।.

लेकिन परियोजना प्रबंधन भावनात्मक श्रम भी है। यह अनिश्चितता के बीच निर्णय लेने की कला है। इसमें यह समझना शामिल है कि जब कुछ भी ठीक नहीं होता, तब भी टीम "ठीक है" क्यों कहती है। इसमें यह जानना शामिल है कि देरी तकनीकी, राजनीतिक, वित्तीय या केवल मानवीय कारणों से है।.

इसलिए एक अच्छा जवाब नाटकीय नहीं है। यह बहुआयामी है: एआई कार्यों को प्रतिस्थापित करेगा, भूमिकाओं को नया रूप देगा और मानकों को ऊंचा करेगा। यह जादुई रूप से जवाबदेही अपने ऊपर नहीं ले लेगा।.

3. तुलनात्मक तालिका: वास्तविक परियोजना कार्य में एआई बनाम परियोजना प्रबंधक 📊

परियोजना कार्य क्षेत्र	एआई क्या-क्या अच्छे से कर सकता है	प्रोजेक्ट मैनेजरों की अभी भी क्या जिम्मेदारी है	प्रतिस्थापन जोखिम
स्थिति रिपोर्टिंग	अपडेट का मसौदा तैयार करें, प्रगति का सारांश प्रस्तुत करें, और अधूरी जानकारी का पता लगाएं।	महत्वपूर्ण बातों का निर्धारण करें, जोखिमों को राजनीतिक रूप से परिभाषित करें।	बुनियादी रिपोर्टिंग के लिए उच्च
निर्धारण	समयसीमा सुझाएं, टकरावों को चिह्नित करें, निर्भरताओं का अनुमान लगाएं	समझौता करके निर्णय लें, वास्तविक बाधाओं को संभालें	मध्यम
बैठक के नोट्स	कार्यों, निर्णयों और मालिकों को रिकॉर्ड करें - आमतौर पर तेजी से	अर्थ स्पष्ट करें, अस्पष्ट प्रतिबद्धताओं को चुनौती दें	नोट्स लेने के लिए उच्च
जोखिम प्रबंधन	पैटर्न की पहचान करें, निवारण के उपाय सुझाएं	गंभीरता का आकलन करें, सही समय पर कार्रवाई बढ़ाएं।	मध्यम
हितधारक प्रबंधन	ईमेल का मसौदा तैयार करें, लक्षित दर्शकों को वर्गीकृत करें	विश्वास कायम करें, प्रभाव डालें, माहौल को समझें	कम
बजट ट्रैकिंग	विसंगति की निगरानी करें, खर्च का सारांश प्रस्तुत करें	निर्णय लेते समय निर्णय लें, निवेश विकल्पों का बचाव करें	मध्यम
समूह नेतृत्व	चेक-इन और प्रॉम्प्ट का सुझाव दें	मनुष्यों को प्रेरित करें, उनकी रक्षा करें, उन्हें प्रशिक्षित करें, उनकी बाधाओं को दूर करें।	कम
रणनीति संरेखण	लक्ष्यों को कार्यों से जोड़ें, रूपरेखा तैयार करें	प्राथमिकताओं को चुनौती दें, राजनीति को क्रियान्वयन से जोड़ें	कम है, लेकिन शून्य नहीं।

इस पैटर्न पर ध्यान दें। एआई तब अच्छा प्रदर्शन करता है जब काम संरचित, दोहराने योग्य और डेटा-प्रधान हो। मनुष्य तब सबसे अधिक महत्वपूर्ण होते हैं जब काम अस्पष्ट, भावनात्मक, राजनीतिक या उच्च जोखिम वाला हो।.

और प्रोजेक्ट का काम मूलतः अनिश्चितताओं से भरा एक सैंडविच है जिसके ऊपर मीटिंग्स होती हैं। 🥪

4. परियोजना प्रबंधन के वे कार्य जिन्हें एआई द्वारा संभालने की सबसे अधिक संभावना है

सीधी बात कहें तो, कई प्रोजेक्ट मैनेजर के काम थकाऊ होते हैं। ज़रूरी तो हैं, लेकिन थकाऊ ज़रूर हैं। AI का सबसे ज़्यादा असर इन्हीं कामों पर पड़ रहा है।.

सबसे आसानी से स्वचालित किए जा सकने वाले प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कार्यों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• परियोजना योजनाओं का प्रारंभिक मसौदा तैयार करना

• मीटिंग के ट्रांसक्रिप्ट का सारांश

• साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट तैयार करना

• RAID लॉग अपडेट किए जा रहे हैं

• जोखिमों और मुद्दों का वर्गीकरण

• अनुवर्ती ईमेल लिखना

• हितधारकों को जानकारी प्रदान करना

• कार्य निर्भरताओं की जाँच करना

• विभिन्न दर्शकों के लिए परियोजना संबंधी अपडेट का अनुवाद करना

• सरल डैशबोर्ड बनाना

• वास्तविक प्रगति की तुलना नियोजित लक्ष्यों से करना

पीएमआई के एआई प्रोजेक्ट मैनेजमेंट दिशानिर्देशों में स्वचालन, डेटा विश्लेषण, बुद्धिमान सहायता और निर्णय समर्थन उन मुख्य तरीकों के रूप में उजागर किया गया है जिनसे एआई इस पेशे को बदल रहा है।

इसका मतलब है कि "प्रशासनिक रूप से बोझिल प्रधान मंत्री" की भूमिका सिकुड़ रही है। रातोंरात खत्म नहीं होगी, बल्कि धीरे-धीरे सिकुड़ रही है। ठीक वैसे ही जैसे बजट समीक्षा में नींबू सिकुड़ जाता है।.

जब आपका मुख्य उद्देश्य दस लोगों से मैन्युअल रूप से अपडेट एकत्र करना और उन्हें स्लाइड डेक में पेस्ट करना है, तो एआई पहले से ही इसका एक बड़ा हिस्सा कर सकता है। शायद पूरी तरह से नहीं, लेकिन इतना तो कर ही सकता है कि यह सवाल उठ खड़ा हो: आखिर कोई इंसान आधा दिन लाल-पीले-हरे बॉक्स को फॉर्मेट करने में क्यों खर्च कर रहा है?

पहले इसका जवाब होता था "क्योंकि किसी न किसी को तो करना ही पड़ेगा।" अब जवाब है "शायद बॉट कर दे।"

5. परियोजना प्रबंधन कौशल जिन्हें एआई प्रतिस्थापित करने में संघर्ष कर रहा है 🧠

यहीं पर प्रोजेक्ट मैनेजरों के पास अभी भी एक मजबूत सुरक्षा कवच मौजूद है।.

एआई में जवाबदेही की सच्ची भावना नहीं होती। इसके कोई राजनीतिक परिणाम नहीं होते। यह मनुष्यों की तरह भरोसे को नहीं समझता। यह भावनाओं का विश्लेषण कर सकता है, लेकिन जब मुख्य अधिकारी डिलीवरी की तारीख दोबारा आगे बढ़ाने का कारण पूछते हैं तो उसके बाद की असहज चुप्पी को यह महसूस नहीं कर सकता।.

एआई द्वारा प्रतिस्थापित किए जाने वाले कौशलों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• कार्यकारी प्रभाव

• युद्ध वियोजन

• बातचीत

• नैतिक निर्णय

• दबाव में प्राथमिकता निर्धारण

• टीम का मनोबल पढ़ना

• अस्पष्टता से निपटना

• कोचिंग वितरण टीमें

• सुरक्षा पर ध्यान केंद्रित करें

• रिश्तों को खराब किए बिना ना कहना

• संगठनात्मक राजनीति को समझना

विश्व आर्थिक मंच का श्रम और कौशल पर किया गया कार्य तकनीकी दक्षता और मानवीय क्षमताओं के मिश्रण की ओर इशारा करता रहता है, जिसमें नियोक्ता विश्लेषणात्मक सोच, लचीलापन, नेतृत्व और सामाजिक प्रभाव जैसे कौशलों पर जोर देते हैं।

यह एक बहुत बड़ा संकेत है। सबसे सुरक्षित प्रधानमंत्री वह नहीं है जो एआई से परहेज करता है। बल्कि वह है जो एआई की दक्षता को विवेक, संचार और नेतृत्व कौशल के साथ जोड़ता है।.

ऐसे प्रोजेक्ट मैनेजर जो AI का उपयोग करके तेजी से काम कर सकते हैं और साथ ही मानवीय भावनाओं को भी बरकरार रख सकते हैं, वे एक अच्छे अर्थ में खतरनाक साबित होते हैं। वे बेहतर मीटिंग की तैयारी कर सकते हैं, सटीक प्रश्न पूछ सकते हैं, जोखिमों की पहचान पहले ही कर सकते हैं और प्रशासनिक झंझटों में कम समय बिता सकते हैं। इसमें एक अनोखी स्वतंत्रता निहित है।.

6. "एआई द्वारा प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह लेना" का दृष्टिकोण गलत क्यों है?

“क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा?” यह वाक्यांश आकर्षक तो है, लेकिन थोड़ा भ्रामक है। असल मुद्दा यह है: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के कौन से हिस्से स्वचालित हो जाएंगे, और कौन से हिस्से अधिक मूल्यवान बन जाएंगे?

क्योंकि काम आमतौर पर पूरी तरह से गायब नहीं होता। यह रूपांतरित हो जाता है।.

स्प्रेडशीट के बारे में सोचें। उन्होंने वित्त पेशेवरों को हटाया नहीं, बल्कि अच्छे वित्त कार्य के स्वरूप को बदल दिया। अचानक, मैन्युअल गणित का महत्व कम हो गया और मॉडलिंग, व्याख्या और व्यावसायिक साझेदारी का महत्व बढ़ गया।.

एआई परियोजना प्रबंधन के समान कुछ कर सकता है।.

भावी प्रधानमंत्री शायद कम समय व्यतीत करेंगे:

• कार्य अपडेट का पीछा करना

• रिपोर्टों को प्रारूपित करना

• नोट्स को दोबारा लिखना

• बुनियादी टेम्पलेट बनाना

• पुराने संदेशों की खोज

• योजनाओं की मैन्युअल तुलना करना

और अधिक समय:

• नेतृत्व को संरेखित करना

• निर्णय की गुणवत्ता में सुधार

• विभिन्न विभागों के बीच मतभेदों का प्रबंधन

• वितरण प्रणालियों का डिजाइन तैयार करना

• परिवर्तन के दौरान टीमों को मार्गदर्शन प्रदान करना

• रणनीति को क्रियान्वयन में बदलना

• एआई-सहायता प्राप्त वर्कफ़्लो का संचालन

मैकिन्से ने अनुमान लगाया है कि जनरेटिव एआई और अन्य स्वचालन प्रौद्योगिकियां उत्पादकता वृद्धि में महत्वपूर्ण योगदान दे सकती हैं, साथ ही श्रमिकों को नए कौशल सीखने और कुछ मामलों में, व्यवसाय बदलने की भी आवश्यकता होगी।

यही एक गंभीर लेकिन महत्वपूर्ण सच्चाई है। एआई केवल काम को खत्म नहीं करता, बल्कि प्रयासों का पुनर्वितरण करता है। कभी क्रूरता से, कभी खूबसूरती से, और अक्सर दोनों तरह से।.

7. प्रोजेक्ट मैनेजर सबसे ज्यादा जोखिम में हैं 😬

कुछ प्रधानमंत्रियों पर दूसरों की तुलना में अधिक जोखिम होता है।.

सबसे अधिक जोखिम वाले प्रोजेक्ट मैनेजर आमतौर पर वे होते हैं जो:

• मुख्यतः मीटिंग शेड्यूलर के रूप में कार्य करते हैं

• कठिन बातचीत से बचें

• संदर्भ को समझे बिना टेम्पलेट्स पर निर्भर रहना

• जानकारी तो देते हैं, लेकिन उसका विश्लेषण बहुत कम करते हैं।

• किसी भी समस्या का समाधान करने के बजाय, हर बात को और बिगाड़ देना।

• मुझे इसका व्यावसायिक पहलू समझ नहीं आया।

• समझौते और समझौते को स्पष्ट रूप से समझाना संभव नहीं है

• एआई टूल्स सीखने का विरोध करें

• जब निर्णय लेने की आवश्यकता हो तो प्रक्रिया की आड़ में छिप जाएं

यह बात थोड़ी कठोर है, लेकिन इसका मतलब अपमान करना नहीं है। कई संगठनों ने प्रोजेक्ट मैनेजरों को इसी तरह प्रशिक्षित किया है। उन्होंने परिणामों की बजाय स्टेटस अपडेट, गवर्नेंस के तौर-तरीकों और "प्रक्रिया का पालन करने" को अधिक महत्व दिया। फिर जब प्रोजेक्ट मैनेजर सिर्फ स्प्रेडशीट पर काम करने वाले बनकर रह गए, तो सभी हैरान रह गए।.

एआई स्प्रेडशीट के रखवालों के प्रति दयालु नहीं होगा। 🐑

जब किसी प्रधानमंत्री का कैलेंडर भरा रहता है लेकिन उनसे शायद ही कभी राय मांगी जाती है, तो यह एक चेतावनी का संकेत है। भविष्य उन प्रधानमंत्रियों का है जो ऐसे सवालों के जवाब दे सकते हैं:

• किस निर्णय की आवश्यकता है?

• किसे प्रभावित करने की आवश्यकता है?

• किस जोखिम को कम करके आंका जा रहा है?

• कौन सी निर्भरता नकली है और कौन सी असली?

• हम किस नुकसान को अनदेखा करने का नाटक कर रहे हैं?

• व्यवसाय के लिए सफलता का क्या अर्थ है?

ये बटन दबाने वाले सवाल नहीं हैं। ये नेतृत्व से जुड़े सवाल हैं।.

8. वे प्रोजेक्ट मैनेजर जो एआई के साथ खूब तरक्की करेंगे 🚀

सफल प्रधानमंत्री एआई का उपयोग एक शक्तिशाली उपकरण के रूप में करेंगे, न कि व्यक्तित्व के प्रतिस्थापन के रूप में।.

कुशल एआई-सक्षम प्रोजेक्ट मैनेजर निम्नलिखित कार्य करेंगे:

• मसौदा तैयार करने के लिए एआई का उपयोग करें, फिर विवेक का प्रयोग करें।

• बेहतर जोखिम मॉडल विकसित करें

• हितधारकों के लिए स्पष्ट संदेश बनाएं

• बार-बार दोहराई जाने वाली रिपोर्टिंग को स्वचालित करें

• प्रोजेक्ट डेटा से बेहतर सवाल पूछें

• बैठकों का संचालन अधिक सुव्यवस्थित तरीके से करें।

• विभिन्न परिदृश्यों की तुलना तेजी से करें

• निर्णयों पर अधिक निरंतरता से नज़र रखें

• छिपी हुई निर्भरताओं की पहचान करें

• सीखे गए सबक को पुन: उपयोग योग्य कार्ययोजनाओं में बदलें।

माइक्रोसॉफ्ट के कार्य-केंद्रित एआई अनुसंधान ने मानव-एजेंट सहयोग के विचार को आगे बढ़ाया है, जहां लोग रोजमर्रा के वर्कफ़्लो और संगठनात्मक डिजाइन के हिस्से के रूप में एआई सिस्टम के साथ समन्वय स्थापित करते हैं।

इसमें प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का एक स्पष्ट पहलू है। प्रोजेक्ट मैनेजर पहले से ही लोगों, कार्यों, निर्भरताओं, समयसीमाओं, बजट और उपकरणों का समन्वय करते हैं। इसमें एआई एजेंटों को जोड़ने का मतलब है कि प्रोजेक्ट मैनेजर मानवीय और डिजिटल दोनों तरह के कार्यों के समन्वयक बन सकते हैं।.

एक अच्छा प्रधानमंत्री शायद जल्द ही यह सवाल पूछेगा:

• किन कार्यों की जिम्मेदारी मनुष्यों को लेनी चाहिए?

• एआई को किन कार्यों का मसौदा तैयार करना चाहिए?

• किन परिणामों के लिए मानवीय समीक्षा की आवश्यकता है?

• एआई से किन क्षेत्रों में जोखिम उत्पन्न हो सकता है?

• हम एआई द्वारा उत्पन्न अनुशंसाओं का ऑडिट कैसे करते हैं?

• सिस्टम में कौन सा डेटा फीड नहीं किया जाना चाहिए?

• हम जवाबदेही को स्पष्ट कैसे रखें?

यह कम प्रोजेक्ट मैनेजमेंट नहीं है। यह अधिक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट है, जिसमें कुछ अतिरिक्त तार बाहर निकले हुए हैं।.

9. एआई किस प्रकार पीएमओ को बदलता है

परियोजना प्रबंधन कार्यालय में भी बदलाव हो रहे हैं। कुछ जगहों पर धीरे-धीरे, तो कुछ जगहों पर बहुत तेजी से।.

परंपरागत पीएमओ अक्सर इन बातों पर ध्यान केंद्रित करते हैं:

• शासन

• क्रियाविधि

• टेम्पलेट्स

• पोर्टफोलियो रिपोर्टिंग

• संसाधन ट्रैकिंग

• मानकों

• अनुपालन

• वितरण निरीक्षण

एआई इन सभी चीजों में सुधार कर सकता है, लेकिन यह पीएमओ की पुरानी आदतों को बेहद धीमी भी बना सकता है।.

एआई-सक्षम पीएमओ निम्नलिखित कार्य कर सकता है:

• पोर्टफोलियो जोखिमों का पहले से पता लगाना

• रिपोर्टिंग को स्वचालित रूप से मानकीकृत करें

• विभिन्न टीमों में परियोजना की स्थिति की तुलना करें

• दोहराव वाले कार्यों का पता लगाएं

• कार्यकारी डैशबोर्ड का सारांश प्रस्तुत करें

• संसाधनों में बदलाव की सिफारिश करें

• सीखे गए सबकों का विश्लेषण करें

• बेहतर पूर्वानुमान मॉडल बनाएं

• टीमों को सरल शासन प्रणाली का पालन करने में सहायता करें

लेकिन इसमें एक जाल है। एक प्रधानमंत्री कार्यालय जो एआई का उपयोग केवल अधिक रिपोर्ट बनाने के लिए करता है, वह मानो कागज़ों की अलमारी में रॉकेट का ईंधन भर रहा है। प्रभावशाली तो है, लेकिन ज्यादातर दुखद है। 🚀🗄️

सर्वश्रेष्ठ पीएमओ एआई का उपयोग शोर को कम करने के लिए करेंगे, न कि बढ़ाने के लिए। वे शासन को सरल बनाएंगे, निर्णय लेने की गति में सुधार करेंगे और नेताओं को उन कुछ महत्वपूर्ण परियोजना संकेतों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेंगे जो सबसे ज्यादा मायने रखते हैं।.

10. कंपनियां प्रोजेक्ट मैनेजरों से आगे क्या अपेक्षाएं रखेंगी?

कंपनियां प्रोजेक्ट मैनेजरों से कम नहीं, बल्कि अधिक अपेक्षाएं रखेंगी। यह बात सुनने में अनुचित लगती है, क्योंकि यह है ही। लेकिन आप जानते ही हैं कि असलियत क्या है।.

जैसे-जैसे AI प्रशासनिक कार्यों को अधिक संभालेगा, नेताओं का ध्यान शायद सुव्यवस्थित दस्तावेजों से कम आकर्षित होगा। एक साफ-सुथरी स्थिति रिपोर्ट ही मानक होगी। असली सवाल यह होगा: आपने इसमें क्या अंतर्दृष्टि जोड़ी?

भविष्य के लिए तैयार प्रधानमंत्रियों से निम्नलिखित अपेक्षाएं होंगी:

• एआई-सहायता प्राप्त डिलीवरी टूल को समझें

• एआई आउटपुट को मान्य करें

• संवेदनशील परियोजना डेटा की सुरक्षा करें

• अनिश्चितता को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करें

• डिलीवरी को व्यावसायिक मूल्य से जोड़ें

• परिवर्तन से होने वाली थकान को प्रबंधित करें

• हाइब्रिड मानव-एआई वर्कफ़्लो का नेतृत्व करें

• निर्णय लेने की गुणवत्ता में सुधार करें

• नैतिक और शासन संबंधी चिंताओं का समाधान करें

अमेरिकी श्रम सांख्यिकी ब्यूरो अभी भी परियोजना प्रबंधन विशेषज्ञों के लिए वृद्धि का अनुमान लगा रहा है, जो निराशावादी धारणाओं का एक महत्वपूर्ण प्रतिकार है। काम में बदलाव के बावजूद, मांग में सीधे-सीधे गिरावट नहीं आ रही है।

तो नहीं, बाजार का संकेत यह नहीं है कि "प्रोग्राम मैनेजर्स, अपना काम समेट लो।" बल्कि यह संकेत अधिक सटीक है कि "किसी और के आपके लिए भूमिका को अपग्रेड करने से पहले अपनी भूमिका को अपग्रेड कर लो।"

मामूली अंतर। बड़े परिणाम।.

11. एआई-प्रधान कार्यस्थल में प्रोजेक्ट मैनेजर कैसे प्रासंगिक बने रह सकते हैं 🛠️

अब बात करते हैं व्यावहारिक बातों की। इसमें कोई उत्साहवर्धक बातें नहीं हैं, बस उपयोगी कदम हैं।.

प्रासंगिक बने रहने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजरों को चार क्षेत्रों में अपनी क्षमता विकसित करनी चाहिए।.

एआई प्रवाह

आपको मशीन लर्निंग इंजीनियर बनने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन आपको यह समझना चाहिए:

• उत्साह

• एआई की सीमाएँ

• डाटा प्राइवेसी

• मतिभ्रम का जोखिम

• वर्कफ़्लो स्वचालन

• एआई-सहायता प्राप्त रिपोर्टिंग

• उपकरण एकीकरण

• मानव समीक्षा प्रक्रियाएँ

व्यावसायिक कौशल

एक ऐसा प्रधान मंत्री जो व्यवसाय को समझता है, उसे बदलना मुश्किल होता है। जानें:

• राजस्व पर प्रभाव

• लागत कारक

• ग्राहक परिणाम

• ऑपरेटिंग मॉडल की बाधाएं

• रणनीतिक प्राथमिकताएँ

• उत्पाद या सेवा अर्थशास्त्र

मानव नेतृत्व

यह सबसे महत्वपूर्ण है। सुधार करें:

• सुविधा प्रदान करना

• संघर्ष प्रबंधन

• बातचीत

• कार्यकारी संचार

• सिखाना

• स्फूर्ति से ध्यान देना

• हितधारक मानचित्रण

• परिवर्तन प्रबंधन

वितरण बुद्धिमत्ता

सिर्फ "काम पर नज़र रखने" से आगे बढ़ें। समझें:

• एजाइल, वॉटरफॉल और हाइब्रिड डिलीवरी

• जोखिम रणनीति

• निर्भरता प्रबंधन

• क्षमता की योजना बनाना

• पोर्टफोलियो ट्रेडऑफ़

• शासन डिजाइन

• निर्णय लॉग

• लाभ प्राप्ति

मूल रूप से, वह व्यक्ति बनें जो जानता हो कि आगे क्या होना चाहिए और क्यों। एआई आपको वहां तक ​​पहुंचने में तेजी से मदद कर सकता है, लेकिन वह संगठन के लिए पूरी तरह से वह व्यक्ति नहीं बन सकता।.

12. एक यथार्थवादी भविष्य: एआई सहायक, विश्लेषक और परेशान करने वाले प्रतिभाशाली इंटर्न के रूप में 🤖

सबसे यथार्थवादी भविष्य यह नहीं है कि एआई सभी प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले ले। बल्कि यह है कि एआई एक ऐसा निरंतर सहायक बन जाए जो मसौदा तैयार करे, जांच करे, सारांशित करे, विश्लेषण करे, चेतावनी दे, भविष्यवाणी करे और कभी-कभी बड़े आत्मविश्वास के साथ बेतुकी बातें भी गढ़ दे।.

इसलिए एआई को एक परेशान करने वाले प्रतिभाशाली इंटर्न की तरह समझें:

• तेज़, लेकिन निगरानी की आवश्यकता है

• व्यावहारिक, लेकिन जवाबदेह नहीं

• रचनात्मक, लेकिन कभी-कभी गलत

• अथक, लेकिन संदर्भ से अनजान

• प्रभावशाली, लेकिन राजनीतिक रूप से जागरूक नहीं।

यह दृष्टिकोण मददगार होता है। आप किसी इंटर्न को बजट संबंधी निर्णय लेने, बिना सहायता के किसी नाराज़ ग्राहक को संभालने या बिना जाँच किए इंजीनियरिंग टीम को कार्यक्षेत्र बदलने के लिए नहीं कहेंगे। यही बात AI पर भी लागू होती है।.

इसका उपयोग करो। इसे चुनौती दो। इसकी पुष्टि करो। इसकी पूजा मत करो।.

परियोजना प्रबंधक निर्णय लेने, समन्वय स्थापित करने और परिणामों के लिए जिम्मेदार रहता है। और सच कहें तो, यही वो पहलू हैं जो हमेशा से सबसे ज्यादा मायने रखते आए हैं।.

13. अंतिम निष्कर्ष: क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा?

तो क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजर्स की जगह ले लेगा? अच्छे प्रोजेक्ट मैनेजर्स की नहीं। लेकिन यह आलसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की आदतों, दोहराव वाले प्रशासनिक कार्यों और मुख्य रूप से दिखावटी समन्वय पर आधारित भूमिकाओं की जगह जरूर ले लेगा।

कृत्रिम बुद्धिमत्ता परियोजनाओं के काम को तेज़, अधिक स्वचालित और अधिक डेटा-समृद्ध बनाएगी। इससे मानवीय निर्णय अधिक स्पष्ट हो सकेंगे। यह बात थोड़ी असहज है, लेकिन साथ ही रोमांचक भी।.

सफल होने वाले प्रोजेक्ट मैनेजर वे होंगे जो यह पूछना बंद कर देंगे, "मैं अपने पुराने कार्यों की रक्षा कैसे करूं?" और यह पूछना शुरू कर देंगे, "अब जब थकाऊ कार्य आसान हो गए हैं, तो मैं अधिक मूल्य कैसे सृजित करूं?"

यही बदलाव है।.

एआई को आपके सर्टिफिकेशन, आपके पसंदीदा टेम्पलेट या आपके स्टेटस डेक में सत्रह टैब होने से कोई फर्क नहीं पड़ेगा। यह अपने शांत और जटिल तरीके से पैटर्न, आउटपुट और गति पर ध्यान देगा। हालांकि, संगठनों को अभी भी ऐसे लोगों की आवश्यकता होगी जो जटिल परिवर्तनों के बीच उलझे हुए इंसानों का मार्गदर्शन कर सकें।.

और यहीं पर कुशल प्रोजेक्ट मैनेजरों की जीत साबित होती है। 📌

संक्षिप्त सारांश ✅

क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा? एआई प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के कुछ हिस्सों, विशेष रूप से रिपोर्टिंग, शेड्यूलिंग सहायता, मीटिंग नोट्स और बुनियादी समन्वय की जगह ले लेगा। लेकिन यह प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह पूरी तरह से नहीं ले पाएगा, क्योंकि प्रोजेक्ट मैनेजर नेतृत्व, निर्णय क्षमता, हितधारकों पर प्रभाव, व्यावसायिक समझ और जवाबदेही जैसे गुण रखते हैं।

सबसे सुरक्षित प्रधानमंत्री एआई विरोधी नहीं होता। सबसे सुरक्षित प्रधानमंत्री एआई-साक्षर, व्यावसायिक रूप से जागरूक, भावनात्मक रूप से बुद्धिमान और इतना साहसी होता है कि जब डैशबोर्ड देखने में आकर्षक लगे लेकिन परियोजना में अंदरूनी तौर पर गंभीर समस्याएँ हों, तब भी वह कठिन निर्णय लेने में सक्षम होता है। 🔥

वास्तविक दुनिया का उदाहरण: सॉफ्टवेयर रोलआउट के दौरान प्रोजेक्ट को-पायलट के रूप में एआई का उपयोग करना

परिदृश्य

कल्पना कीजिए कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर छह महीने के लिए एक नए ग्राहक सहायता प्लेटफॉर्म के रोलआउट का नेतृत्व कर रहा है। इस प्रोजेक्ट में सपोर्ट एजेंट, आईटी, सुरक्षा, वित्त, कानूनी विभाग, प्रशिक्षण और एक बाहरी कार्यान्वयन भागीदार शामिल हैं। बहुत सामान्य। लेकिन बहुत उलझा हुआ।.

प्रधानमंत्री एआई को "परियोजना का संचालन" सौंपने की कोशिश नहीं कर रहे हैं। यह उतना ही साहसिक कार्य होगा जितना किसी छोटे बच्चे को कंपनी का क्रेडिट कार्ड देना। इसके बजाय, वे एआई का उपयोग प्रशासनिक कार्यों को आसान बनाने के लिए करते हैं: बैठकों का सारांश तैयार करना, अपडेट का मसौदा बनाना, जोखिमों की जाँच करना, कच्चे नोट्स को कार्यसूची में बदलना और अस्पष्ट स्वामित्व की पहचान करना।.

प्रधानमंत्री के पास अभी भी अंतिम निर्णय लेने का अधिकार है। वे तय करते हैं कि कब स्थिति को और गंभीर बनाना है, बुरी खबर को किस तरह पेश करना है, कौन से जोखिम राजनीतिक रूप से संवेदनशील हैं, और कब "मामूली देरी" वास्तव में एक बड़े संकट की शुरुआत है।.

सहायक को क्या चाहिए

सही ढंग से सहायता करने के लिए, एआई सहायक को स्पष्ट और सीमित परियोजना संदर्भ की आवश्यकता होती है, जैसे कि:

• परियोजना का मूलमंत्र या एक पृष्ठ का व्यावसायिक विवरण

• वर्तमान मील का पत्थर योजना

• एक RAID लॉग

• हितधारकों की सूची और संचार प्राथमिकताएँ

• बैठक के लिखित प्रतिलेख या नोट्स

• निर्णय लॉग

• मालिकों और तारीखों के साथ खुली कार्रवाइयां

• गोपनीय डेटा, ग्राहकों के नाम, बजट या सुरक्षा सीमाओं से संबंधित कोई भी नियम

प्रधानमंत्री को हर निजी दस्तावेज़ को इस टूल में नहीं डालना चाहिए। संवेदनशील डेटा को अभी भी सुरक्षा की आवश्यकता है। आवश्यकतानुसार सारांश, गुमनाम विवरण या अनुमोदित आंतरिक एआई टूल का उपयोग करें।.

उदाहरण निर्देश

आप एक ग्राहक सहायता प्लेटफ़ॉर्म के रोलआउट में प्रोजेक्ट मैनेजर की सहायता कर रहे हैं। नीचे दिए गए प्रोजेक्ट नोट्स का उपयोग करके निम्नलिखित तैयार करें: 1. वरिष्ठ हितधारकों के लिए संक्षिप्त साप्ताहिक स्थिति अपडेट 2. लंबित या अस्पष्ट कार्यों की सूची 3. प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा समीक्षा किए जाने वाले जोखिम 4. अगले संचालन बैठक से पहले प्रोजेक्ट मैनेजर को पूछे जाने वाले प्रश्न। नियम: - तिथियां, जिम्मेदार व्यक्ति, निर्णय या प्रगति मनगढ़ंत न बनाएं। - अनुपलब्ध जानकारी को स्पष्ट रूप से "पुष्टि की आवश्यकता है" के रूप में चिह्नित करें। - कार्यकारी अपडेट को 180 शब्दों से कम रखें। - तथ्यों को अनुशंसाओं से अलग रखें। - किसी भी ऐसी चीज़ को चिह्नित करें जिसके लिए उच्च स्तरीय कार्यवाही की आवश्यकता हो सकती है।.

अच्छे बनाम बुरे एआई आउटपुट

गलत आउटपुट यह दर्शाता है:

"प्रशिक्षण और तकनीकी तत्परता से संबंधित मामूली जोखिमों के साथ परियोजना अच्छी तरह से आगे बढ़ रही है।"

यह सुनने में तो व्यवस्थित लगता है, लेकिन इससे प्रबंधक को काम करने के लिए लगभग कुछ भी नहीं मिलता। प्रशिक्षण संबंधी जोखिम अस्पष्ट है। तकनीकी तत्परता का कोई ज़िम्मेदार नहीं है। "मामूली" शब्द का कोई स्पष्ट स्रोत नहीं है।.

बेहतर आउटपुट इस प्रकार है:

“शुक्रवार तक 70% के लक्ष्य के मुकाबले प्रशिक्षण पूरा होने की दर 42% है। पुष्टि की आवश्यकता है: क्या टीम प्रमुखों ने अतिरिक्त प्रशिक्षण सत्रों को मंजूरी दी है। संभावित कार्रवाई: यदि सोमवार तक यह दर 60% से कम रहती है, तो गो-लाइव सपोर्ट की मात्रा बढ़ सकती है।”

इससे प्रधानमंत्री को कुछ ऐसा मिलेगा जिस पर वे कार्रवाई कर सकते हैं।.

इसका परीक्षण कैसे करें

सहायक पर भरोसा करने से पहले, प्रधानमंत्री को इसे अटपटे, लेकिन वास्तविक इनपुट के साथ परीक्षण करना चाहिए:

• इसे बैठक के संक्षिप्त नोट्स दें और जांचें कि क्या यह निर्णयों को अनौपचारिक टिप्पणियों से अलग करता है।.

• किसी अनुपलब्ध क्रिया स्वामी को शामिल करें और देखें कि क्या यह किसी नए स्वामी का आविष्कार करता है या उस कमी को उजागर करता है।.

• दो परस्पर विरोधी तिथियों को जोड़ें और देखें कि क्या यह उन्हें पहचान पाता है।.

• उससे एक कार्यकारी अपडेट और एक टीम अपडेट दोनों लिखने को कहें, फिर तुलना करें कि क्या लहजा उचित रूप से बदलता है।.

• इसे एक पुराना जोखिम लॉग दें और जांचें कि क्या यह चेतावनी देता है कि जानकारी पुरानी हो सकती है।.

लक्ष्य पूर्णता प्राप्त करना नहीं है। लक्ष्य यह पता लगाना है कि यह उपकरण कहाँ सहायक है, कहाँ अनुमान लगाता है, और कहाँ प्रबंधक को पूरी तरह से नियंत्रण बनाए रखने की आवश्यकता है।.

क्या गलत हो सकता है?

सबसे बड़ा खतरा झूठा आत्मविश्वास है। एआई एक परिष्कृत अपडेट तैयार कर सकता है जो अनिश्चितता, लापता मालिकों, पुराने डेटा या राजनीतिक रूप से संवेदनशील मुद्दों को चुपचाप छिपा देता है।.

आम गलतियों में शामिल हैं:

• स्रोत नोट्स की जाँच किए बिना एआई सारांशों को तथ्यों के रूप में मानना

• एआई को गंभीर जोखिमों को इस हद तक कम करने देना कि वे हानिरहित प्रतीत हों

• बिना अनुमति के इसमें गोपनीय ग्राहक, कर्मचारी या बजट संबंधी जानकारी डालना

• सभी हितधारक समूहों के लिए एक ही सामान्य प्रश्न का उपयोग करना

• यह भूल जाना कि "स्पष्ट लेखन" और "अच्छा विवेक" एक ही बात नहीं हैं।

• कृत्रिम बुद्धिमत्ता को बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के निर्णय लेने की सिफारिश करने की अनुमति देना।

यहीं पर प्रोजेक्ट मैनेजर की असली भूमिका होती है। सहायक कमरे को तैयार कर सकता है, लेकिन प्रोजेक्ट मैनेजर को ही उसे पढ़ना होता है।.

व्यावहारिक निष्कर्ष

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए, AI एक प्रोजेक्ट को-पायलट के रूप में सबसे अच्छा काम करता है: जानकारी को व्यवस्थित करने, अपडेट तैयार करने और पैटर्न पहचानने में तेज़, लेकिन परिणाम के लिए ज़िम्मेदार नहीं। जो PM AI का सही उपयोग करता है, वह स्टेटस स्लाइड को फॉर्मेट करने में कम समय और उन कामों को करने में अधिक समय लगा सकता है जो AI के बस में नहीं हैं: निर्णय लेना, समस्याओं को आगे बढ़ाना, विश्वास, प्रभाव और डिलीवरी की जवाबदेही।.

वास्तविक दुनिया का उदाहरण: सॉफ्टवेयर रोलआउट के दौरान प्रोजेक्ट को-पायलट के रूप में एआई का उपयोग करना

परिदृश्य

कल्पना कीजिए कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर छह महीने के लिए एक नए ग्राहक सहायता प्लेटफॉर्म के रोलआउट का नेतृत्व कर रहा है। इस प्रोजेक्ट में सपोर्ट एजेंट, आईटी, सुरक्षा, वित्त, कानूनी विभाग, प्रशिक्षण और एक बाहरी कार्यान्वयन भागीदार शामिल हैं। बहुत सामान्य। लेकिन बहुत उलझा हुआ।.

प्रधानमंत्री एआई को "परियोजना का संचालन" सौंपने की कोशिश नहीं कर रहे हैं। यह उतना ही साहसिक कार्य होगा जितना किसी छोटे बच्चे को कंपनी का क्रेडिट कार्ड देना। इसके बजाय, वे एआई का उपयोग प्रशासनिक कार्यों को कम करने के लिए करते हैं: बैठकों का सारांश तैयार करना, अपडेट का मसौदा बनाना, जोखिमों की जाँच करना, कच्चे नोट्स को कार्यसूची में बदलना और अस्पष्ट स्वामित्व का पता लगाना।.

प्रधानमंत्री के पास अभी भी अंतिम निर्णय लेने का अधिकार है। वे तय करते हैं कि कब स्थिति को आगे बढ़ाना है, बुरी खबर को किस तरह पेश करना है, कौन से जोखिम राजनीतिक रूप से संवेदनशील हैं, और कब एक "मामूली देरी" वास्तव में एक बड़े विवाद की शुरुआत हो सकती है।.

सहायक को क्या चाहिए

सही ढंग से सहायता करने के लिए, एआई सहायक को स्पष्ट और सीमित परियोजना संदर्भ की आवश्यकता होती है, जैसे कि:

परियोजना का मूलमंत्र या एक पृष्ठ का व्यावसायिक विवरण

वर्तमान मील का पत्थर योजना

एक RAID लॉग

हितधारकों की सूची और संचार प्राथमिकताएँ

बैठक के लिखित प्रतिलेख या नोट्स

निर्णय लॉग

मालिकों और तारीखों के साथ खुली कार्रवाइयां

गोपनीय डेटा, ग्राहकों के नाम, बजट या सुरक्षा सीमाओं से संबंधित कोई भी नियम

प्रधानमंत्री को हर निजी दस्तावेज़ को इस टूल में नहीं डालना चाहिए। संवेदनशील डेटा को अभी भी सुरक्षा की आवश्यकता है। आवश्यकतानुसार सारांश, गुमनाम विवरण या अनुमोदित आंतरिक एआई टूल का उपयोग करें।.

उदाहरण निर्देश

आप एक ग्राहक सहायता प्लेटफॉर्म के रोलआउट में प्रोजेक्ट मैनेजर की सहायता कर रहे हैं।.

नीचे दिए गए प्रोजेक्ट नोट्स का उपयोग करके निम्नलिखित बनाएं:

1. वरिष्ठ हितधारकों के लिए संक्षिप्त साप्ताहिक स्थिति अपडेट

2. लंबित या अस्पष्ट कार्यों की सूची

3. कोई भी जोखिम जिसकी पीएम समीक्षा की आवश्यकता है

4. अगली संचालन बैठक से पहले प्रधानमंत्री को कौन से प्रश्न पूछने चाहिए?

नियम:

• तिथियों, मालिकों, निर्णयों या प्रगति के बारे में मनगढ़ंत बातें न करें।.

• अधूरी जानकारी को स्पष्ट रूप से "पुष्टि की आवश्यकता है" के रूप में चिह्नित करें।.

• कार्यकारी अपडेट को 180 शब्दों से कम रखें।.

• सिफारिशों से तथ्यों को अलग करें।.

• किसी भी ऐसी बात को चिह्नित करें जिसमें आगे की कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है।.

अच्छे बनाम बुरे एआई आउटपुट

गलत आउटपुट यह दर्शाता है:

"प्रशिक्षण और तकनीकी तत्परता से संबंधित मामूली जोखिमों के साथ परियोजना अच्छी तरह से आगे बढ़ रही है।"

यह सुनने में तो व्यवस्थित लगता है, लेकिन इससे प्रबंधक को काम करने के लिए लगभग कुछ भी नहीं मिलता। प्रशिक्षण संबंधी जोखिम अस्पष्ट है। तकनीकी तत्परता का कोई ज़िम्मेदार नहीं है। "मामूली" शब्द का कोई स्पष्ट स्रोत नहीं है।.

बेहतर आउटपुट इस प्रकार है:

“शुक्रवार तक 70% के लक्ष्य के मुकाबले प्रशिक्षण पूरा होने की दर 42% है। पुष्टि की आवश्यकता है: क्या टीम प्रमुखों ने अतिरिक्त प्रशिक्षण सत्रों को मंजूरी दी है। संभावित कार्रवाई: यदि सोमवार तक यह दर 60% से कम रहती है, तो गो-लाइव सपोर्ट की मात्रा बढ़ सकती है।”

इससे प्रधानमंत्री को कुछ ऐसा मिलेगा जिस पर वे कार्रवाई कर सकते हैं।.

इसका परीक्षण कैसे करें

सहायक पर भरोसा करने से पहले, प्रधानमंत्री को इसे अटपटे, लेकिन वास्तविक इनपुट के साथ परीक्षण करना चाहिए:

इसे बैठक के संक्षिप्त नोट्स दें और जांचें कि क्या यह निर्णयों को अनौपचारिक टिप्पणियों से अलग करता है।.

किसी अनुपलब्ध क्रिया स्वामी को शामिल करें और देखें कि क्या यह किसी नए स्वामी का आविष्कार करता है या उस कमी को उजागर करता है।.

दो परस्पर विरोधी तिथियों को जोड़ें और देखें कि क्या यह उन्हें पहचान पाता है।.

उससे एक कार्यकारी अपडेट और एक टीम अपडेट दोनों लिखने को कहें, फिर तुलना करें कि क्या लहजा उचित रूप से बदलता है।.

इसे एक पुराना जोखिम लॉग दें और जांचें कि क्या यह चेतावनी देता है कि जानकारी पुरानी हो सकती है।.

लक्ष्य पूर्णता प्राप्त करना नहीं है। लक्ष्य यह पता लगाना है कि उपकरण कहाँ सहायक है, कहाँ अनुमान लगाता है, और कहाँ प्रबंधक को पूरी तरह से नियंत्रण बनाए रखने की आवश्यकता है।.

परिणाम

उदाहरण स्वरूप परिणाम: वर्कफ़्लो का उपयोग करने से पहले और बाद में पांच नियमित पीएम कार्यों के समय के आधार पर।.

एआई का उपयोग करने से पहले, प्रधान मंत्री प्रत्येक सप्ताह लगभग 4 घंटे 20 मिनट बैठक के नोट्स, कार्रवाई संबंधी अपडेट, जोखिम में बदलाव और हितधारकों की टिप्पणियों को साप्ताहिक स्थिति रिपोर्ट में बदलने में व्यतीत करते थे।.

पहले ड्राफ्ट के लिए एआई का उपयोग करने के बाद, वही साप्ताहिक प्रशासनिक कार्य चक्र लगभग 1 घंटे 35 मिनट में पूरा हो जाता था:

बैठक के सारांश: 60 मिनट की अवधि को घटाकर 15 मिनट कर दिया गया।

हितधारकों के लिए अद्यतन जानकारी का मसौदा: 45 मिनट से घटाकर 12 मिनट कर दिया गया है।

RAID लॉग की सफाई का समय: 55 मिनट से घटकर 25 मिनट हो गया।

कार्यवाही अनुवर्ती सूची: 40 मिनट से घटाकर 13 मिनट कर दिया गया

संचालन बैठक की तैयारी: 80 मिनट का समय घटाकर 30 मिनट कर दिया गया।

इससे प्रति सप्ताह लगभग 2 घंटे 45 मिनट या प्रति माह लगभग 11 घंटे की बचत होने का अनुमान है।.

प्रधान मंत्री ने मूल नोट्स के आधार पर एआई द्वारा तैयार किए गए 30 कार्य बिंदुओं की समीक्षा करके गुणवत्ता की जाँच की। इनमें से सत्ताईस सही थे, दो के लिए स्पष्ट उत्तरदायित्व की आवश्यकता थी, और एक की नियत तिथि गलत थी। इससे एक व्यावहारिक सीख मिलती है: एआई ने समय तो बचाया, लेकिन कुछ भी भेजने से पहले मानवीय समीक्षा द्वारा 10% त्रुटियाँ पकड़ी गईं।.

क्या गलत हो सकता है?

सबसे बड़ा खतरा झूठा आत्मविश्वास है। एआई एक परिष्कृत अपडेट तैयार कर सकता है जो अनिश्चितता, लापता मालिकों, पुराने डेटा या राजनीतिक रूप से संवेदनशील मुद्दों को चुपचाप छिपा देता है।.

आम गलतियों में शामिल हैं:

स्रोत नोट्स की जाँच किए बिना एआई सारांशों को तथ्यों के रूप में मानना

एआई को गंभीर जोखिमों को इस हद तक कम करने देना कि वे हानिरहित प्रतीत हों

बिना अनुमति के इसमें गोपनीय ग्राहक, कर्मचारी या बजट संबंधी जानकारी डालना

सभी हितधारक समूहों के लिए एक ही सामान्य प्रश्न का उपयोग करना

यह भूल जाना कि "स्पष्ट लेखन" और "अच्छा विवेक" एक ही बात नहीं हैं।

कृत्रिम बुद्धिमत्ता को बिना किसी मानवीय हस्तक्षेप के निर्णय लेने की सिफारिश करने की अनुमति देना।

यहीं पर प्रोजेक्ट मैनेजर की असली भूमिका होती है। सहायक कमरे को तैयार कर सकता है, लेकिन प्रोजेक्ट मैनेजर को ही उसे पढ़ना होता है।.

व्यावहारिक निष्कर्ष

एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए, AI एक प्रोजेक्ट को-पायलट के रूप में सबसे अच्छा काम करता है: जानकारी को व्यवस्थित करने, अपडेट तैयार करने और पैटर्न पहचानने में तेज़, लेकिन परिणाम के लिए ज़िम्मेदार नहीं। जो PM AI का सही उपयोग करता है, वह स्टेटस स्लाइड को फॉर्मेट करने में कम समय और उन कामों को करने में अधिक समय लगा सकता है जो AI के बस में नहीं हैं: निर्णय लेना, समस्याओं को आगे बढ़ाना, विश्वास, प्रभाव और डिलीवरी की जवाबदेही।.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजर्स की जगह पूरी तरह से ले लेगा?

एआई से कुशल प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह पूरी तरह से लेना मुश्किल है, खासकर उन प्रोजेक्ट मैनेजरों की जो नेतृत्व करते हैं, अनिश्चितता को संभालते हैं और हितधारकों को प्रभावित करते हैं। यह मीटिंग नोट्स, स्टेटस रिपोर्ट, शेड्यूलिंग सपोर्ट और बुनियादी समन्वय जैसे दोहराव वाले प्रोजेक्ट प्रशासनिक कार्यों को प्रतिस्थापित या कम कर सकता है। सबसे बड़ा बदलाव यह है कि प्रोजेक्ट मैनेजरों से अब केवल जानकारी को एक स्थान से दूसरे स्थान पर ले जाने के बजाय अधिक विवेक, व्यावसायिक संदर्भ और नेतृत्व क्षमता की अपेक्षा की जाएगी।.

एआई किन परियोजना प्रबंधन कार्यों को स्वचालित कर सकता है?

एआई परियोजना योजनाओं के प्रारंभिक मसौदे, बैठकों के सारांश, साप्ताहिक अपडेट, आरएआईडी लॉग अपडेट, अनुवर्ती ईमेल, डैशबोर्ड सारांश और निर्भरता जांच को स्वचालित करने में मदद कर सकता है। ये कार्य आमतौर पर संरचित, दोहराए जाने योग्य और डेटा-प्रधान होते हैं। परियोजना प्रबंधकों को अभी भी आउटपुट की समीक्षा करने, महत्वपूर्ण बिंदुओं का निर्णय लेने और यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि संचार लक्षित दर्शकों, जोखिमों और परियोजना के राजनीतिक संदर्भ के अनुरूप हो।.

एआई कुछ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कार्यों की जगह क्यों ले रहा है?

एआई कुछ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कार्यों की जगह ले रहा है क्योंकि कई नियमित पीएम कार्यों में जानकारी एकत्र करना, व्यवस्थित करना, सारांशित करना और प्रारूपित करना शामिल होता है। ये ऐसे क्षेत्र हैं जहां एआई तेजी से और लगातार काम कर सकता है। रिपोर्टिंग, शेड्यूलिंग और अपडेट का पीछा करने पर आधारित पीएम भूमिकाओं के लिए जोखिम सबसे अधिक है। अवसर यह है कि प्रशासनिक कार्यों में कम समय और निर्णय लेने, समन्वय स्थापित करने और परिणाम प्राप्त करने में अधिक समय व्यतीत किया जाए।.

एआई के लिए किन परियोजना प्रबंधन कौशलों को प्रतिस्थापित करना सबसे कठिन है?

एआई को सबसे ज्यादा चुनौतियों का सामना विश्वास, निर्णय, प्रभाव, बातचीत, विवाद समाधान और मानवीय परिस्थितियों को समझने में करना पड़ता है। यह संदेश सुझा सकता है या पैटर्न का विश्लेषण कर सकता है, लेकिन यह वास्तव में जवाबदेही नहीं लेता या संगठनात्मक राजनीति को वास्तविक रूप से नहीं समझता। ऐसे प्रोजेक्ट मैनेजर जो कार्यकारी दबाव, टीम के मनोबल, कठिन समझौतों और अस्पष्ट प्राथमिकताओं को संभाल सकते हैं, एआई-प्रधान कार्यस्थलों में मूल्यवान बने रहेंगे।.

प्रोजेक्ट मैनेजर एआई के साथ कैसे प्रासंगिक बने रह सकते हैं?

प्रोजेक्ट मैनेजर AI का ज्ञान प्राप्त करके, व्यावसायिक कौशल, मानवीय नेतृत्व और कार्यान्वयन क्षमता को मजबूत करते हुए प्रासंगिक बने रह सकते हैं। इसका अर्थ है AI उपकरणों का उपयोग करना सीखना, AI आउटपुट को सत्यापित करना, संवेदनशील डेटा की सुरक्षा करना और AI की सीमाओं को समझना। साथ ही, इससे सुविधा प्रदान करने, हितधारकों के साथ संवाद करने, जोखिम रणनीति बनाने, निर्भरता प्रबंधन करने और परियोजना कार्य को व्यावसायिक मूल्य से जोड़ने की क्षमता में सुधार करना भी शामिल है।.

क्या एआई उन प्रोजेक्ट मैनेजरों की जगह ले लेगा जो ज्यादातर प्रशासनिक कार्य करते हैं?

एआई का सबसे अधिक प्रभाव उन प्रोजेक्ट मैनेजर्स पर पड़ने की संभावना है जिनका काम मुख्य रूप से प्रशासनिक होता है। यदि किसी पीएम की भूमिका मुख्य रूप से मीटिंग शेड्यूल करना, अपडेट इकट्ठा करना, रिपोर्ट फॉर्मेट करना और जानकारी आगे भेजना है, तो एआई पहले से ही इस वर्कफ़्लो के एक बड़े हिस्से को संभाल सकता है। इसका मतलब यह नहीं है कि प्रशासनिक कार्यों में माहिर सभी पीएम गायब हो जाएंगे, लेकिन इसका मतलब यह जरूर है कि इस भूमिका को विश्लेषण, निर्णय लेने, संचार और नेतृत्व की ओर विकसित होने की आवश्यकता है।.

एआई पीएमओ की भूमिका को कैसे बदलेगा?

एआई पीएमओ को रिपोर्टिंग को मानकीकृत करने, पोर्टफोलियो जोखिमों को पहले ही पहचानने, परियोजनाओं की स्थिति की तुलना करने, दोहराव वाले कार्यों का पता लगाने, कार्यकारी डैशबोर्ड को सारांशित करने और पूर्वानुमान में सुधार करने में मदद कर सकता है। खतरा यह है कि एआई का उपयोग केवल अधिक रिपोर्ट बनाने और अनावश्यक जानकारी फैलाने के लिए किया जाए। एक मजबूत पीएमओ एआई का उपयोग शासन को सरल बनाने, निर्णयों में तेजी लाने और नेताओं को उन कुछ महत्वपूर्ण संकेतों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए करेगा जो वास्तव में मायने रखते हैं।.

क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों को बेहतर निर्णय लेने में मदद कर सकता है?

एआई परियोजना डेटा को व्यवस्थित करके, पैटर्न की पहचान करके, जोखिमों का सुझाव देकर, परिदृश्यों की तुलना करके और निर्णय संबंधी सामग्री तैयार करके बेहतर निर्णय लेने में सहायता कर सकता है। लेकिन इसे अंतिम निर्णयकर्ता के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। परियोजना प्रबंधकों को अभी भी गंभीरता का आकलन करना, हितधारकों पर पड़ने वाले प्रभाव को समझना, मान्यताओं को सत्यापित करना और कब मामले को आगे बढ़ाना है, यह तय करना आवश्यक है। एआई एक सहायक और विश्लेषक के रूप में मूल्यवान है, न कि जवाबदेही के स्वामी के रूप में।.

किस प्रकार के प्रोजेक्ट मैनेजर एआई के साथ बेहतर प्रदर्शन कर पाएंगे?

एआई का कुशलतापूर्वक उपयोग करने वाले प्रोजेक्ट मैनेजर इसे एक शक्तिशाली उपकरण के रूप में इस्तेमाल करेंगे, न कि सोचने-समझने के विकल्प के रूप में। वे बार-बार दोहराई जाने वाली रिपोर्टिंग को स्वचालित करेंगे, हितधारकों को स्पष्ट संदेश भेजेंगे, निर्णयों पर अधिक नियमित रूप से नज़र रखेंगे और जोखिमों की पहचान पहले ही कर लेंगे। वे यह भी जानेंगे कि एआई के परिणामों को कब चुनौती देनी है, संवेदनशील जानकारी की सुरक्षा कैसे करनी है और राजनीति, विश्वास, दबाव या अनिश्चितता से जुड़े मामलों में मानवीय विवेक का उपयोग कब करना है।.

क्या एआई प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए खतरा है या अवसर?

प्रोजेक्ट मैनेजर के काम करने के तरीके के आधार पर, एआई एक खतरा और एक अवसर दोनों है। यह दोहराव वाली प्रशासनिक आदतों और समन्वय के दिखावटी स्वरूप पर आधारित भूमिकाओं के लिए खतरा है। यह उन प्रोजेक्ट मैनेजरों के लिए अवसर पैदा करता है जो तेजी से काम कर सकते हैं, अधिक स्पष्ट रूप से संवाद कर सकते हैं और उच्च-मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। सबसे सुरक्षित प्रोजेक्ट मैनेजर वह होता है जो एआई का जानकार हो, व्यावसायिक रूप से जागरूक हो, भावनात्मक रूप से बुद्धिमान हो और परियोजनाओं में उथल-पुथल होने पर कठिन निर्णय लेने के लिए तैयार हो।.

संदर्भ

1. प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट - समुदाय-आधारित एआई और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट रिपोर्ट - pmi.org

2. विश्व आर्थिक मंच - नौकरियों का भविष्य रिपोर्ट 2025 - weforum.org

3. मैकिन्से एंड कंपनी - जनरेटिव एआई की आर्थिक क्षमता: उत्पादकता की अगली सीमा - mckinsey.com

4. माइक्रोसॉफ्ट - वार्षिक कार्य प्रवृत्ति सूचकांक 2025 - microsoft.com

5. अमेरिकी श्रम सांख्यिकी ब्यूरो - परियोजना प्रबंधन विशेषज्ञ - bls.gov

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